El 16 de noviembre en colaboración con el ITCIP tuvo lugar un webinar gratuito para ayudarte a realizar la planificación de la contratación de tu administración pública con la participación de dos profesionales con una importante trayectoria en la materia: Bernabé Palacín, del Ayuntamiento de Logroño y Consuelo Doncel, Secretaria General del Ayuntamiento de Lora del Río. Este evento está destinado a personas que trabajan en administraciones públicas que buscan mejorar la contratación de su organización mediante el análisis, previsión, racionalización y seguimiento de las necesidades de contratación.
En él hablamos de todo lo que implica la planificación de la contratación y como abordar este cambio. Aquí os dejamos el vídeo, el podcast y las notas
El webinar se complementa con nuestra "Guía práctica de planificación de la contratación pública" que puedes solicitar rellenando el formulario que hay al final del post y que estará disponible a partir del 17 de noviembre
¿Por qué hacer planes de contratación pública?
Los planes ponen el protagonismo de la compra pública donde corresponde, en los promotores que consumen y crean bienes y servicios públicos. El objeto real del plan de contratación es la organización, no la compra, que tiene un papel instrumental. Esto requiere entender la complejidad de la administración, pero una complejidad dinámica: las necesidades cambian a lo largo del tiempo.
Esto no está exento de retos, dado que la planificación puede parecer un elemento accesorio que no aprieta como otros puntos de la contratación pública. Sin embargo, haber planificado es un factor que aumenta la tranquilidad en la gestión y permite llegar más lejos.
Planificar permite, además, dar una mayor presencia y publicidad a los procesos de compra, aumentando la competencia y anticipar el futuro. Dentro de la organización, la planificación es un instrumento de cambio, fuera es un recurso que capacita a operadores económicos como las pymes, que tienen difícil responder en un entorno más volátil. En definitiva, la planificación permite, como diría Antonio Díaz Méndez, saltar de la cultura de la gestoría a la de gestión. El tiempo invertido en planificar es tiempo que se ahorra en la ejecución.
Para afrontar un proceso de planificación debemos recorrer diferentes pasos:
- crear una cultura de comunicación interna;
- diagnosticar la situación de contratación sabiendo en qué punto estamos realmente;
- diseñar el plan;
- seleccionar los indicadores de evaluación;
- revisar el resultado del plan.
¿Qué debe tener un plan de contratación?
Lo primero que debe tener es la voluntad real de hacerlo y cumplirlo. Aunque el contenido externo lo define la ley, el contenido interno debe ser el que permita a la unidad de contratación llevar adelante el liderazgo del cumplimiento del plan
Para ello es necesario recoger todos los contratos con la siguiente información:
- unidades proponentes;
- fecha estimada de entrada en vigor;
- fecha de presentación;
- objeto;
- tipo de contrato;
- tipo de procedimiento;
- valor estimado (sin IVA) incluidas prórrogas y modificaciones;
- otros incentivos;
- duración y fecha estimada de duración;
- si están reservados;
- CPV.
Adicionalmente, hay que tener un control de los contratos en vigor y contemplar los medios necesarios para poder sacar adelante el plan.
¿Cómo hacer el plan de contratación?
El plan de contratación lo elabora y aprueba el órgano de contratación. Es un procedimiento que no precisa periodo de información pública, pero entra en la lógica de transparencia y si se quiere usar, es coherente con la finalidad del plan.
Para hacer el plan hay que seguir una serie de pasos y principios:
- escuchar mucho: el ombligo no es contratación;
- convencimiento más allá de la ley: habilitar a las unidades de contratación para explicar la utilidad;
- armonización con el presupuesto municipal;
- plenitud del plan: integrar todos los contratos (incluidos los menores);
- seguir el cumplimiento de las tareas;
- visibilizar los resultados del plan;
- evitar periodos valle que generan errores y penalizaciones delante de los tribunales;
- evaluación de los resultados;
- revisión y mejora continua.
Esto requiere tener en mente:
- los contratos que hay en vigor;
- la fecha definida de cuándo acaban. Esto puede precisar revisar las facturas de ejecución si el sistema de información no es fiable;
- los tiempos de tramitación de la organización para la preparación del expediente y los pliegos;
- el total de contratos menores centralizando la información que viene de unidades promotoras;
- una idea clara del cumplimiento que tiene el plan en cada momento.
¿Cómo hacer que los planes (de contratación) salgan bien?
Para ejecutar el plan hay que trabajar en el siguiente sentido:
- hacer un seguimiento de las banderas rojas tanto en un nivel táctico (posibles retrasos y modificaciones) como severos (incidencias que afectan al propósito del plan). Hay que prestar especial atención a los desajustes de tiempo y de presupuesto;
- hay que adaptar el seguimiento a cada unidad promotora del contrato;
- clasificar los contratos que tienen características especiales que requieren especial atención;
- distinguir indicadores cualitativos y cuantitativos;
- tener una alineación con el presupuesto y su ejecución.
En términos prácticos necesitamos trabajar en distintas etapas:
- identificar los contratos que se ejecutan con normalidad;
- anotar los que están generando anomalías;
- tener un contacto próximo con los responsables de contratos que generan anomalías o desviaciones. Los responsables de los contratos son agentes fundamentales tanto en el seguimiento como en el análisis de las desviaciones del plan;
- actualizar el plan adaptándose a la situación de nuevos desvíos;
- revisar los datos y criterios de los contratos con anomalías para detectar la causa del programa;
- mantener un cronograma de contratación de la organización;
- valorar el incremento de licitaciones a lo largo del tiempo.
Hay que tener en mente que los planes de contratación no siempre salen adelante en su plenitud y que su cumplimiento no siempre es el mismo. Hay que asumir que esto es así, pero que siempre será una contratación sin ningún plan que un plan cumplido solo parcialmente.
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