Desde Gobierto nos hemos planteado empezar los #TallerGobierto, una serie de encuentros online cada 2 meses en los que compartir experiencias, preguntas y retos con profesionales del ámbito de la transparencia, la gestión pública y el gobierno abierto.
El pasado viernes 27 de enero a las 12:30h realizamos el primer Taller Gobierto en el que Ylenia Díaz Morán, del Ayuntamiento de Riba-Roja de Turia y Roberto Magro Pedroviejo del Ayuntamiento de Alcobendas rompieron el hielo contando su experiencia reciente para mejorar la transparencia de la contratación pública y junto al resto de participantes compartimos preguntas y aportaciones respecto al tema.
Las ideas clave
- Se ha mejorado mucho, pero tenemos todavía mucho camino por recorrer para mejorar la transparencia de la contratación sobretodo en la fase de ejecución y para completar la transformación digital que facilite la rendición de cuentas basada en datos.
- La importancia no solo de ser transparentes como medida de garantía de compliance sinó hacer comprensible la información para cualquiera
- Ofrecer la información en formatos más visuales e interactivos, permitir profundizar en la exploración de los datos y su reutilización en formatos abiertos
- Incorporar la transparencia como parte imprescindible del proceso des de la planificación hasta la ejecución y dotarnos de herramientas que faciliten este trabajo automatizando procesos y evitando duplicidades.
Acta del #TallerGobierto ¿Cómo mejorar la transparencia en la contratación pública y no morir en el intento?
Las experiencias
Ayuntamiento de Riba-Roja
Ylenia Díaz nos contó cuatro cuestiones clave de la experiencia de Riba-Roja de Túria:
- La importancia de formarse y comprometerse con la transparencia más allá de la mera obligación para integrarla en el día a día como un parte imprescindible del proceso. Empezando por lanzarnos a retransmitir las mesas de contratación por streaming (igual como hacíamos con los plenos).
- Facilitar el acceso y comprensión de la información, cuidando tanto el continente (accesible y fácil, con un sólo clic) como el contenido (ordenado, reelaborado para facilitar su comprensión, estructurado y visual), centralizando todo el contenido en un único lugar, el portal del licitador y visor de contratación.
Otra buena práctica en este sentido fue haber incorporado en todos los pliegos un resumen dónde facilitar la información más relevante del contrato (cláusulas, qué poner en cada sobre) y eso lo validamos con los propios interesados. - Acercar la contratación a la ciudadanía a través de RRSS con los perfiles propios de Twitter @Riba_Licita e Instagram @riba_licita que permiten además de dar visibilidad también ser un canal más para recibir feedback.
La Oficina de atención al licitador centraliza la comunicación con todas las partes para facilitar una comunicación próxima, colgando todas las respuestas en el perfil del contratante para conocimiento de todas las partes. - No conformarse con ser transparente y hacerlo en tiempo. Procurando que la información esté actualizada cuanto antes, a ser posible en tiempo real, publicando p.ej. el acta de una mesa al día siguiente.
El siguiente paso en este proceso de mejora continua es tratar de informar a la ciudadanía sobre la ejecución de los contratos (especialmente aquellos que despiertan mayor interés)
Nuestra experiencia se resume en partir de un compromiso real con la transparencia, lanzarnos con los medios disponibles (a menudo muy “caseros”) para acercar la contratación a la ciudadanía, ser proactivos en la atención al licitador para no dejar a nadie atrás y con ello hemos logrado mejorar mucho la confianza de la ciudadanía y alcanzar unos buenos resultados de concurrencia, actuando con transparencia e integridad.
Ayuntamiento de Alcobendas
Roberto Magro nos habló del planteamiento del ayuntamiento de Alcobendas para mejorar la transparencia de la contratación pública:
- La filosofía y el modelo que tiene Alcobendas es evitar la “portalitis” centralizando e integrando la transparencia de forma horizontal en la propia web corporativa.
- Apostamos también desde hace ya algunos años por facilitar visualizaciones de datos y estadísticas que la ciudadanía debería poder conocer y entender de forma sencilla.
- Desde el año pasado hemos mejorado con Gobierto las herramientas de transparencia y rendición de cuentas de la contratación con una herramienta potente y sobre todo muy visual con el objetivo que el ciudadano de a pie entienda qué contrata el ayuntamiento, como, a quien cuando y por cuanto. Y sin apenas esfuerzo al estar automatizada la captura y tratamiento de los datos de la plataforma de contratación del sector público,
- El visor integra además los datos del Ayuntamiento de Alcobendas y de todos sus organismos dependientes, que se pueden descargar con un solo clic.
- Nos ha sorprendido los más de 2047 accesos de más de 650 usuarios distintos a esta página del visor desde abril del año pasado, pese a estar en un cuarto nivel.
💬 Preguntas y respuestas
Aportaciones de las personas participantes y otras recopiladas en twitter ordenadas por subtemas 👇
Preguntas sobre las experiencias presentadas
Eider (para Ylenia) - ¿Cómo planteáis informar sobre la ejecución de un contrato? ¿Con qué formato (informe de gestión del área o adaptación simplificada..)?
Desde el punto de vista de la intervención noto mucha diferencia cuando asisto a las recepciones de los contratos cuando han sido previamente correctamente chequeados o no.
Ylenia: Respecto a facilitar la supervisión desde la intervención, lo primero que hemos hecho es unificar en un solo expediente todas las fases de un contrato (antes podían ser varios expedientes entre tareas previas y posteriores). Además de imponer la obligación que el contrato deba estar en el Plan de contratación para poder tramitarse. Se publica por lo tanto el plan actualizado en todo momento.
Ylenia: Y lo que nos faltaba era rendir cuentas sobre la ejecución del contrato por falta de medios como la gran mayoría de ayuntamientos de nuestro tamaño. Por todo ello nos hemos planteado empezar a rendir cuentas de la ejecución con aquellos contratos de mayor volumen, y para evitar sobrecargar a las áreas técnicas planteamos que sea en primer lugar el propio contratista quien chequea las obligaciones del contrato para que luego pueda ser verificado por parte de los responsables del contrato. El formato está todavía por acabar de concretar.
Ylenia: Creemos que en la fase de ejecución también debemos contar con la participación de la ciudadanía que puede aportar más fácilmente que en otras fases como la planificación dónde a veces no lo hace por falta de conocimiento especializado en la materia.
Pilar de la Torre - La transparencia en la ejecución de los contratos es el gran defecto que tiene la contratación administrativa en España. Después de más de 30 años trabajando en este ámbito, están muy superadas las cuestiones de procedimiento y formales, pero lo que queda totalmente fuera de control es la ejecución. Debería existir un organismo público en cada comunidad autónoma que supervisara esta correcta ejecución. Es el gran pecado que está sin solucionar.
Isa Martínez - Me ha gustado mucho el detalle y la facilidad de explorar (adjudicatarios, importes, procedimientos, años) del visor de contratación de Alcobendas y quería preguntar ¿Habéis aprovechado un producto existente o es un proyecto que os han hecho a medida?
Roberto: Se trata del Visor de la contratación de Gobierto que han sabido extraer y presentar los datos de la PCSP (incorporando también los contratos menores) de manera que aporta mucho valor y con un coste muy bajo para un ayuntamiento medio como el nuestro o el vuestro y que internamente no podíamos resolver mejor. Incluso nos sirve para detectar errores en datos que se han publicado en la PCSP y corregirlos.
Ylenia: En Riba-Roja también disponemos de este visor: Destacar que además de ser super útil, una cuestión clave es que apenas requiere ningún esfuerzo por nuestra parte, pues los datos se extraen automáticamente de la PCSP y eso es muy importante cuando tienes pocos recursos humanos. Maximizar la transparencia pero sin añadir trabajo extra. I de hecho funciona tan bien que a veces para buscar un contrato en lugar de acudir al gestor de expedientes, vamos al visor.
Isa Martínez - En Gavà hemos hecho un esfuerzo importante en transparencia pero en el ámbito de la contratación no hemos llegado todavía a publicar más que lo exigible por Ley. Es un tema que tenemos pendiente mejorar.
Roberto: Otro aspecto interesante es que nos está “obligando” a trabajar colaborativamente con el área de contratación que ha descubierto también las posibilidades que este tipo de herramientas les pueden brindar.
Álvaro: Añadir que para alimentar el Visor de la contratación de Gobierto utilizamos no solamente los datos abiertos de la PCSP sinó que debemos recurrir además a técnicas de “scrapeo” y corregir una gran diversidad de fallos de los datos. Nuestra filosofía es ofrecer todo el valor que los datos pueden aportar con Visores, herramientas de inteligencia, gestión de la contratación para que la experiencia de usuario sea fácil, agradable y eficiente.
Reyes - ¿Hasta que punto los avances en transparencia están más condicionados por el estado de la digitalización y los perfiles del personal público que por la voluntad?
Ylenia - Hay un poco de todo. Mejorar la transparencia requiere cierto esfuerzo, por eso es clave que las herramientas puedan facilitar ese proceso y reducir la carga que pueda suponer, luego queda todavía en algunos cierto recelo a exponerse. El reto es automatizar procesos, evitar duplicidades (no tener que informar 8 veces lo mismo de 8 maneras distintas) y trabajar de forma transversal con y para el conjunto de áreas de la organización.
Roberto - Hemos vivido un proceso de transformación en estos últimos 10 años de las herramientas pero sobretodo también de las personas para superar la cultura del “documento”, los silos e integrar la cultura de los datos con el propósito de cumplir las obligaciones legales pero también para mejorar esa relación con la ciudadanía . La tecnología no lo resuelve todo, la legislación es la que és, y por lo tanto el desempeño de las personas que estamos en las AAPP es clave, también su formación, etc. Las exigencias europeas estan ayudando y la cultura de rendición de cuentas va ganando importancia.
Aram - ¿Hasta que punto estamos aprovechando el valor que puede aportar la transparencia (y este tipo de herramientas) al conjunto de la organización y a la mejora de las políticas públicas?
Roberto - Un ejemplo vamos a tener que justificar los fondos Next Generation entonces ya que tendremos que hacerla ¿porqué no aprovechar para hacer esa rendición pública para todos, también la ciudadanía? Además estas herramientas de transparencia que nos permiten visualizar de forma fácil lo que estamos haciendo nos pueden ayudar a cumplir mejor con lo previsto.
Reyes - Profundizando en esta línea.. Cuando desde las AAPP entendamos que la transparencia es un impacto y una consecuencia de nuestro trabajo y no una tarea adicional ganaremos eficacia, eficiencia, satisfacción ciudadana e incluso legitimidad. El verdadero reto del cambio esta dentro… no solo por las personas sino también por los procedimientos. ¿Cómo piensan y trabajan las administraciones? Debemos reflexionar, digitalizar y trabajar la experiencia de usuario para una mejor cultura de gestión y la transparencia será una consecuencia de ello.
Roberto - Eso nos llevará a revisar procesos, a no añadir tecnología sin más porque sino los cuellos de botella se van a reproducir de nuevo, y pasar de una cultura de pedir (datos) a cogerlos y mostrarlos (con las debidas prevenciones).
Reyes - Se trata de superar la cultura del procedimiento para asumir la cultura de la gestión.
Ylenia - Cuando introducimos la transparencia en el diseño del procedimiento es la única manera que realmente se cumpla al 100% y no se quede como algo que hay que hacer pero que el día a día lo va retrasando. De la misma manera que se notifica un acto se pública en transparencia lo que corresponda. Pero claro esto tiene que ser fácil hacerlo también.
¿Qué deberíamos preguntarnos para saber si estamos haciendo un buen ejercicio de transparencia de la contratación pública?
¿Hemos informado en una sesión presencial bien programada (horario, áreas de relevancia, lugar, rrss...) a la ciudadanía de nuestro plan de contratación 2023 para que conozcan las futuras licitaciones? - @Lorena_Struch
Ylenia - Aunque no lo hemos citado durante la sesión, desde Riba-Roja además de hacer una especial difusión en redes sociales del plan anual de contratación para que la ciudadanía conozca su existencia, nos estamos planteando otras acciones para divulgarlo aún más con una presentación pública y otras acciones de comunicación.
¿Se entienden los pliegos? - @contratosreser1
En su presentación Ylenia ha citado la buena práctica de incorporar un cuadro resumen al inicio del pliego, fácil de comprender y revisar por parte de los potenciales licitadores
Núria Portillo - Estrategias para publicar diferentes campos de los contratos públicos en formatos reutilizables (datos abiertos)
Roberto: Lo ideal sería partiendo de los datos existentes (en PCSP y datos propios) rendir cuentas de todo el ciclo de la contratación pública desde la planificación hasta la ejecución. De momento las AAPP llegan hasta dónde llegan. En nuestro caso facilitamos los datos que constan informados en la PCSP pero de una forma muy visual y fácil de explorar en el Visor de Gobierto. Ojalá la PCSP incluyera este tipo de visualizaciones para facilitar la comprensión y exploración de los datos para todas las AAPP.
Roberto: En este sentido es interesante el proyecto europeo Nextprocurement-project.com que están desarrollando ayuntamientos cómo Madrid, Barcelona, Zaragoza para extraer datos y valor de la actividad de la contratación (pliegos, ahorro alcanzado, trazabilidad de la ejecución..) para ayudar a otros a aprovechar esos datos para mejorar y planificar sus próximos contratos. Este es un ejemplo de proyectos muy interesantes que se están fraguando en nuestro país en el tema de la contratación pública y que apuntan hacia dónde deberíamos seguir avanzando en transparencia y datos abiertos en los próximos año
Otras preguntas pendientes de respuesta👇
ANTES (de contratar…):
- ¿Hemos publicado toda la info de manera clara? ¿Por qué en determinados procedimientos apenas se presentan licitadores?¿Qué está en mi mano cambiar para mejorar el proceso y garantizar publicidad y concurrencia reales? - @CamaronChiara
- ¿Todos los licitadores tienen acceso a la misma información y desde el mismo momento? - @mpbatet
- ¿Están disponibles para todos los operadores todos los datos y criterios relevantes para la selección de la mejor oferta? ¿Están expresados para que todos los operadores diligentes los entiendan de la misma forma? - @ChamizoSerrano
- ¿Se lícita un contrato porque realmente hay detrás una necesidad pública real? ¿Cómo se justifica esa necesidad y quién? ¿Se han analizado las posibles alternativas?, ¿Conocemos donde nos metemos: mercado, licitadores etc? ¿Se justifica todo ello de forma objetiva, y motivada? - @AlvaroGmolinero
- ¿Sabe la #ciudadanía qué se licita y sobre todo para qué? ¿Se corresponde con las necesidades que tienen? - @CamaronChiara
- Deborah - Herramientas para aumentar el número de licitadores
DURANTE:
- ¿Pueden confiar los operadores en que el poder adjudicador interpretará esos datos y criterios de la misma forma durante todo el procedimiento de adjudicación? ¿Pueden confiar en que los cambios sobre ellos se harán por el procedimiento establecido y con la debida publicidad? - @ChamizoSerrano
- Concepció Maria Albert - ¿Podrían retransmitirse a través de un canal YouTube, a los licitadores que lo solicitasen las sesiones de las mesas de contratación? o ¿estas sesiones están restringidas sólo a los participantes en las mesas?
- Álvaro Antonio - ¿Es actualmente obligatorio que las sesiones de las mesas de contratación sean públicas?
- Jose Mª Gregorio - ¿Cómo se han de valorar los criterios subjetivos para una mayor transparencia?
- Jose Mª Gregorio - ¿Qué factores se consideran claves para valorar la transparencia a la hora de adjudicación a un proveedor?
DESPUÉS:
- Marta Bravo - Aunque la LCSP obliga a publicar los contratos creo que en la práctica se están dejando de publicar o se hace camuflando los datos de carácter personal. Con el afán de transparencia, asumimos riesgos de publicar de más ¿Consejos al respecto para cumplir?
- Eider Sarria - Fase de LICITACIÓN versus EJECUCIÓN: Nube de ideas en relación a Herramientas y Recursos para visibilizar la ejecución de lo contratado ¿Cumplimiento 100%? La supervisión de la persona responsable del contrato y cómo mostrarlo de forma transparente.
- ¿Se lleva un seguimiento real de la ejecución del contrato? ¿Se comprueba que se ha ejecutado correctamente y conforme a la oferta presentada? - @mjose_hm
- ¿Cuánto contribuye la contratación pública a la estrategia de país? ¿Cómo hacer política pública gracias a la contratación? - @raquelponcela
- Jose Mª Gregorio - ¿Cómo realizar seguimiento de contrato para mayor transparencia?
- Medir resultados, aprender de los errores, mejorar lo mejorable. Evaluar el impacto de las actuaciones (pensar en la ciudadanía). Evaluar en qué medida nuestra estrategia de contratación está alineada con la estrategia de la entidad, o de la política que sea. - @AlvaroGmolinero
Otras preguntas/aportaciones 👇
- Ana Isabel F. - ¿Se puede ser aparentemente transparente y corrupto a la vez?
- Óscar Granados - Implementación de controles y prácticas para garantizar la transparencia.
- Óscar Granados - Como generar cultura anti corrupción en las instituciones
- Óscar Granados - Nuevas tendencias y medios o metodologías de compra
- La mejor transparencia es hacer las cosas de la forma más objetiva y, a ser posible, sencilla y clara. Dejar poco margen a la interpretación o subjetividad es el mejor de los caminos para evitar futuros imprevistos, garantizando así la igualdad de trato y la libre competencia - @AlvaroGmolinero
- Ascen Moro - No pude asistir a la sesión, y lo lamento muchísimo… Me gustaría plantear la importancia de la planificación y la publicación automatizada de toda la información, para garantizar esta calidad necesaria en la transparencia.
Planificación automatizada, es decir, NO un documento que se aprueba y se cuelga, sino ser capaces de gestionar esta planificación de forma viva en el tiempo, como un verdadero instrumento de calidad.
La integración de herramientas que nos permita una actualización permanente de la información que debe estar, una sola vez en BBDD, para después hacerla pública en portales diversos y diversas visualizaciones también en función de las obligaciones legales pero también para hacerlo más fácil a la ciudadanía.
Vídeo de la sesión
