Ascen Moro del Ajuntament de Sant Feliu del Llobregat nos cuenta cómo su #marrónfavorito le sirvió para definir el modelo de gestión documental que necesitaba su ayuntamiento
El marrón: la gestión documental integral
Mi marrón favorito fue la gestión documental integral. En 2005, cuando empezamos a introducir la firma electrónica en los documentos, antes incluso de la ley 11/2007, nos dimos cuenta de que no sabíamos dónde guardábamos esos documentos electrónicos ni si debíamos preservarlos históricamente. No sabíamos qué política de gestión documental aplicar y cómo controlar el ciclo de vida de la documentación.
¿Cómo os enfrentasteis al marrón? Desarrollando nuestro propio sistema de gestión documental de código abierto
Nos dimos cuenta de que debíamos incorporar la visión del mundo del archivista en estos grupos de trabajo multidisciplinares para diseñar un proceso electrónico. Fue un momento de oportunidad en el que empezamos a desarrollar nuestro propio sistema de gestión documental “G de Matrix”, que nos permitiera controlar el ciclo de vida de toda la documentación, sea digital o en papel. Descubrimos sobre el camino cómo hacerlo.
El resultado: una gestión documental sólida que sustenta nuestro modelo de administración digital
El resultado fue un éxito y la prueba es que seguimos usando el mismo sistema de gestión documental. Ahora sabemos que nos ingresan y generamos a la semana 6.000 documentos, y gracias a nuestro sistema de gestión documental, podemos controlar y verificar que lo estamos haciendo bien.
Además, al ser de código abierto se han podido beneficiar de ello otras administraciones que también lo están utilizando.
¿Te volverías a enmarronar?
Sin lugar a dudas. Quizás empezamos demasiado pronto, lo que dificultó abordar ese marrón… pero reconozco que esas mismas dificultades nos han servido para aprender mucho y tener el bagaje que tenemos ahora para afrontar nuevos retos.
