La contratación pública tiene una incidencia directa y transversal en la prestación efectiva de los servicios de todo el sector público y un importante peso e influencia en el conjunto de la economía por lo que se trata de un ámbito clave y estratégico.
Para lograr cumplir esta función estratégica y mejorar su impacto y resultados, es imprescindible profesionalizar a todas las personas que intervienen en el proceso, dotándolas de capacitación, experiencia y herramientas eficaces orientadas a resultados. Para promover y orientar esta profesionalización se ha desarrollado un marco de competencias europeo (ProcurCompUE - 2020) y recientemente (2024) se ha adaptado para el sector público español.
En el post Marco de Competencias de contratación pública del sector público español detallamos cuáles son las competencias pofesionales necesarias para desarrollar las funciones en contratació pública. Ahora hemos incorporado a estas competencias los problemas clave del día a día de sus profesionales recopilados en la encuesta que hicimos el pasado diciembre de 2023 y las principales funcionalidades de Gobierto Contratación que pueden ayudar en cada caso.
Veamos pues cómo ponerlo en práctica y cómo nos puede ayudar Gobierto Contratación en su desempeño.
Competencias específicas de contratación pública
1. Ciclo de vida del proceso de trabajo
En esta competencia todas las personas implicadas deben comprender todo el ciclo de vida del proceso de contratación pública, reconociendo la importancia de cada fase y siendo conscientes del impacto que tiene “su parte” en el resultado final. Esto implica conocer todas las etapas del proceso y su estado de situación (riesgos y oportunidades) desde su inicio hasta la finalización para mejorar sus resultados.
Problemas clave
- Falta de una visión de conjunto, seguimiento compartido y orientación a resultados
- Falta de una comunicación y coordinación fluida y contextualizada entre las partes
- Dificultades para anticipar riesgos y mitigarlos e identificar oportunidades de optimizar procesos.
Herramientas de Gobierto
Explorador
- Permite explotar los datos para analizar la situación
- y resultados de licitaciones y adjudicaciones
- y su evolución histórica.
Planificación
- Permite definir la planificación y facilitar un seguimiento conjunto y coordinado hasta su formalización
Control
- Permite hacer el seguimiento de la ejecución de los contratos (condiciones, plazos, prórrogas, hitos de facturación, garantías…)
- Permite anticipar necesidades derivadas de contratos vigentes a renovarse (contratos de trato sucesivo p.ej.)
Otras
- Otras herramientas cómo las tareas, la recopilación de datos y conversaciones en contexto, sumado a las capacidades de Gobierto Asistente son un apoyo relevante para agilizar y optimizar los procesos en cada una de las fases de la contratación pública.
2. Evaluación de necesidades
Los profesionales deben identificar de manera clara y precisa las necesidades que deben ser satisfechas mediante contratos externos. Esto implica un análisis detallado de los requisitos y objetivos del contrato, asegurando que estén alineados con los objetivos, prioridades y los recursos disponibles. Además, es fundamental evaluar el rendimiento de los contratos vigentes y anticipar las necesidades derivadas de proyectos en curso. Esto requiere disponer de datos estructurados y herramientas tecnológicas que faciliten este análisis y la planificación coordinada entre los Centros Gestores y las Unidades de Contratación.
Problemas clave
- Dificultades para definir, prever y priorizar las necesidades
- Dificultades para recopilar necesidades derivadas de contratos vigentes
- Falta de análisis de las oportunidades para racionalizar y optimizar
Herramientas de Gobierto
Planificación
- Permite recopilar colaborativamente las necesidades de los servicios, definir prioridades, controlar el presupuesto acumulado, definir uno o varios planes y facilitar su seguimiento coordinado. Además permite crear proyectos fuera del plan a modo de investigación previa.
Control
- Permite identificar los contratos vigentes a renovar y permite planificar una nueva licitación relacionada. Identificar su recurrencia es un requisito para identificar oportunidades de racionalización.
Tareas
- Pueden usarse para coordinar plazos de recopilación de necesidades y darle seguimiento.
Asistente
- Puede usarse para consultas relativas p.ej. a la toma de decisiones sobre la manera de concretar las necesidades en un procedimiento u otro y sus implicaciones, etc
3. Análisis del mercado. Consultas
Antes de contratar, es clave analizar qué ofrecen los proveedores en el mercado para saber si pueden satisfacer nuestras necesidades y de qué manera. También para limitar el riesgo de licitaciones fallidas o problemas durante la ejecución del contrato. Ello requiere conocer los posibles proveedores, los límites y costes de las soluciones del mercado, etc.
Problemas clave:
- Dificultades para conocer el mercado y su comportamiento (precios, bajas, desiertos…)
- Anticipar posibles resultados de licitaciones para la toma de decisiones
- Dificultades para identificar pliegos de licitaciones similares que puedan servir de referencia
- Dificultades para identificar potenciales proveedores para consultas, etc
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite explorar licitaciones similares, anotaciones colaborativas de documentos para la preparación de pliegos
- Analizar el comportamiento del mercado en un contexto determinado (concurrencia, CPV mas usados, bajas e importes medios y medianos…)
- Analizar resultados (principales adjudicatarios, competencia…) y predicciones (concurrencia, bajas, potenciales licitadores)
- Analizar evolución histórica de los datos y la distribución del algunos indicadores para identificar posibles tendencias, etc
Planificación:
- Permite recopilar colaborativamente los datos y anotaciones de documentos explotados con el Explorador en la ficha de cada proyecto para su posterior tratamiento.
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas que puedan surgir en la investigación
- Y muy pronto también para agilizar las tareas de exploración de datos y documentos
4. Estrategia de contratación
Aquí se trata de diseñar y poner en práctica los mecanismos que orienten la toma de decisiones en cada una de las fases (pliegos tipo, cláusulas, procesos de evaluación, racionalización…) para maximizar los resultados esperados en terminos de eficacia (resolver necesidades), eficiencia (calidad, agilidad y ahorro), y con impacto estratégico real. Es esencial trabajar en entornos colaborativos y aprovechar la tecnología para tomar decisiones estratégicas y evaluar sus resultados para mejorarlas.
Herramientas de Gobierto
Gobierto Contratación ofrece esa visión de conjunto para poder realizar un seguimiento efectivo desde la planificación de la contratación hasta su ejecución.
Explorador:
- Permite buscar y realizar anotaciones de posibles clausulas estratégicas en los pliegos de condiciones
- Permite recopilar y clasificar licitaciones que puedan servir de referencia para distintos casos/contratos tipo
Control:
- Permite definir un repositorio de cláusulas, condiciones y criterios y clasificarlos por tipo de contrato y casos de uso (ambientales, sociales, u otras)
- Permite definir y verificar en los contratos en curso las condiciones de ejecución (del repositorio) de acuerdo a lo previsto en los pliegos.
Planificación:
- Se puede definir en los proyectos de licitación aspectos estratégicos cómo (reserva social, etc) entre otras.
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas relativas dónde, cuando y cómo incorporar estos aspectos estratégicos en los contratos públicos.
5. Contratación pública electrónica
Se trata de superar la mentalidad de documento y consolidar la mentalidad del dato, mucho más flexible y eficiente. Todo el proceso de contratación tiene que estar digitalizado, con datos estructurados y de calidad que permitan una gestión eficiente, transparente y con trazabilidad. La Unidad de Contratación debe ser proactiva y liderar esta transformación digital, para proporcionar formación actualizada y saber aprovechar las tecnologías disponibles (automatización, inteligencia artificial) para reducir cargas y mejorar la calidad de la gestión y sus resultados.
Problemas clave:
- Falta de disponibilidad de datos y de su calidad (gestión basada en documentos vs datos)
- Dificultades en la gestión y gobernanza de datos y de su explotación para la mejora y optimización de la contratación.
Herramientas de Gobierto
Aquí no cabe detallarlo pero Gobierto Contratación incorpora en todas sus funcionalidades la gestión de datos estructurados para su explotación, facilitar la toma de decisiones y los procesos asociados. A modo de ejemplo…
- En cualquier momento podemos importar/exportar datos en formatos reutilizables
- Se procesan e importan los datos de forma automática de las plataformas de contratación (PSCP)
- Al disponer de la información en datos se pueden explotar, gestionar y visualizar en diversos formatos
- Al connectar la planificación con la ejecución de los contratos se puede realizar uns seguimiento global
6. Contratación pública sostenible
Esta competencia implica saber integrar de forma justificada aspectos ambientales, sociales y éticos en los procesos de contratación del sector público a través de criterios, condiciones y otras medidas que puedan contribuir a los objetivos estratégicos del sector público, proporcionando una mejor relación calidad-precio y un gasto eficiente de los fondos públicos. Además deberíamos poder valorar si estas medidas son efectivas y tienen un impacto real y tangible (más allá del papel).
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite buscar y realizar anotaciones de posibles clausulas estratégicas en los pliegos de condiciones
- Permite recopilar y clasificar licitaciones que puedan servir de referencia para distintos casos/contratos tipo
Control:
- Se puede definir un repositorio de cláusulas, condiciones y criterios y clasificarlos por tipo de contrato y casos de uso (ambientales, sociales, u otras)
- Permite definir y verificar en los contratos en curso las condiciones de ejecución (del repositorio) de acuerdo a lo previsto en los pliegos.
Planificación:
- Se puede recopilar en los proyectos ejemplos de cláusulas, criterios y condiciones para incorporarlos en la investigación para la preparación de pliegos.
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas relativas dónde, cuando y cómo incorporar estos aspectos estratégicos en los contratos públicos.
7. Contratación pública innovadora
Fomentar la colaboración y el diálogo con el sector empresarial y la sociedad para impulsar soluciones innovadoras, implementando estrategias que promuevan el desarrollo y la adopción de tecnologías y prácticas innovadoras, con un enfoque en la aplicación práctica de la innovación en el proceso de contratación. Con una gestión adecuada de los riesgos asociados.
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite buscar y realizar anotaciones de posibles clausulas estratégicas en los pliegos de condiciones
- Permite recopilar y clasificar licitaciones que puedan servir de referencia para distintos casos/contratos tipo
- Permite identificar posibles operadores a invitar a una negociación o similar.
Control:
- Se puede definir un repositorio de cláusulas, condiciones y criterios y clasificarlos por tipo de contrato y casos de uso (innvocación u otras)
- Permite definir y verificar en los contratos en curso las condiciones de ejecución (del repositorio) de acuerdo a lo previsto en los pliegos.
Planificación:
- Se puede recopilar en los proyectos ejemplos de cláusulas, criterios y condiciones para incorporarlos en la investigación para la preparación de pliegos.
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas relativas dónde, cuando y cómo incorporar estos aspectos estratégicos en los contratos públicos.
8. Planificar las contrataciones y proyectar cada contrato
Se trata de realizar una planificación de todas las contrataciones previstas, de acuerdo a las prioridades y disponibilidades de recursos, estableciendo una programación realista adaptada a la realidad de la organización y de cada proyecto, identificar riesgos, oportunidades de racionalización, anticipar posibles resultados y prepararse para ello. Es crucial además de realizar la planificación, darle el seguimiento adecuado para poder tomar decisiones informadas y coherentes, para lograr cumplir los objetivos y plazos previstos.
Problemas clave:
- Falta de una programación realista y seguimiento sistematizado que funcione.
- Dificultades para definir, prever y priorizar las necesidades.
- Falta de evaluación de riesgos, incidencias y oportunidades para racionalizar y optimizar.
Herramientas de Gobierto
Planificación
- Permite recopilar colaborativamente las necesidades/proyectos de los servicios, definir prioridades y controlar el presupuesto acumulado
- Permite definir uno o varios planes
- Facilita el seguimiento de forma visual para conocer en que fase está cada proyecto y sus tareas pendientes/completadas desde una mims vista Kanban
- Visualiza la carga de trabajo derivada de un plan para detectar posibles cuellos de botella
Control
- Permite identificar los contratos vigentes a renovar y permite planificar una nueva licitación relacionada, manteniendo su trazabilidad
Tareas
- Permite definir tareas de seguimiento para cada proyecto (en base a plantillas) programadas según fecha objetivo de formalización o inicio de tramitación
Asistente
- Puede usarse para consultas relativas p.ej. a la toma de decisiones sobre la manera de concretar las necesidades en un procedimiento u otro y sus implicaciones, etc
9. Preparar el contrato
Recopilar y preparar toda la información necesaria para los documentos contractuales, elaborando pliegos de contratación con cláusulas administrativas y prescripciones técnicas claras y precisas, y garantizando que reflejen correctamente los requisitos y objetivos del contrato. Estos documentos son fundamentales para que los proveedores comprendan la necesidad y preparen sus ofertas, y para que el responsable del contrato pueda supervisar su posterior ejecución de acuerdo a las prescripciones definidas.
Problemas clave:
- Dificultades para traducir las necesidades en requisitos (en los pliegos).
- Falta de evaluación de resultados e incidencias en la ejecución para mejorar el diseño de los pliegos, criterios, fórmulas, etc.
- Dificultades para conocer el mercado y calcular costes.
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite explorar licitaciones similares, anotaciones colaborativas de documentos para la preparación de pliegos
- Analizar el comportamiento del mercado en un contexto determinado (concurrencia, CPV mas usados, bajas e importes medios y medianos…)
- Analizar resultados (principales adjudicatarios, competencia…) y predicciones (concurrencia, bajas, potenciales licitadores) para anticipar riesgo de desiertos p.ej.
Planificación:
- Permite recopilar colaborativamente los datos y anotaciones de documentos explotados con el Explorador en la ficha de cada proyecto para su posterior tratamiento
- Seguimiento de avances del proyecto según las tareas pendientes/completadas
- Cronograma automático de fases e hitos según la fecha objetivo de formalización
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas que puedan surgir en la preparación de los pliegos, entre otras funcionalidades.
10. Seleccionar el proveedor
Evaluar cuidadosamente las ofertas para identificar al proveedor más adecuado, considerando la relación calidad/precio y la capacidad del proveedor para satisfacer las necesidades, con un enfoque en la oferta que agregue mayor valor real y asegure la calidad en la ejecución del contrato y en los resultados de su prestación. Es fundamental documentar todo el proceso de selección para justificar la adjudicación.
Problemas clave:
- Gestión de ofertas anormalmente bajas
- Gestión de recursos (REMC)
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite explorar datos relativos al histórico de un adjudicatario (bajas, etc)
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente que puedan surgir en las mesas de contratación y respecto la fundamentación de algunas decisiones.
11. Gestión de contratos
El responsable del contrato se encarga de velar por los problemas que puedan surjir, supervisar y seguir rigurosamente la ejecución del contrato, asegurando que se cumpla conforme a lo acordado en los pliegos y las condiciones establecidas, y gestionando adecuadamente los aspectos legales, técnicos y administrativos durante la ejecución del contrato. Es clave poder documentar con datos las evaluaciones y posibles áreas de mejora. La inteligencia artificial puede ser útil en esta etapa si se dispone de estos datos estructurados respecto la correcta ejecución o no de los contratos y sus resultados.
Problemas clave:
- Falta de control entre lo previsto y ejecutado (hitos, condiciones, tiempos...).
- Dificultades en la gestión de modificaciones y revisión de precios.
- Falta de control de incidencias y dificultades para aplicar penalidades y prohibiciones.
Herramientas de Gobierto
Control:
- Permite conocer la situación de los contratos (a prorrogar, próximos a finalizar, …) y configura alertas de plazos para tomar decisiones
- Controla y haz seguimiento de las modificaciones realizadas y del margen de modificaciones previstas.
- Controla el cumplimiento de tareas, condiciones de ejecución, hitos de facturación, devolución de garantías,…
- Mejora la comunicación con el adjudicatario habilitando un espacio personalizado dónde podrá hacer seguimiento del estado de sus contratos y tareas pendientes (condiciones, hitos facturación, entregables, etc)
Planificación:
- Permite planificar una nueva licitación relacionada con un contrato vigente, manteniendo su trazabilidad
Explorador:
- Permite explotar los datos de la propia entidad y visualizar informes de contratos adjudicados.
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente respecto a dudas relativas dónde, cuando y cómo incorporar estos aspectos estratégicos en los contratos públicos.
12. Riesgos de integridad y lucha contra la corrupción
Conocer y comprender los riesgos de corrupción en los procedimientos de contratación, adoptar medidas preventivas alineadas con el cumplimiento normativo, implementar prácticas para gestionar los conflictos de interés y ofrecer mas y mejores garantias de integridad en toda la gestión de la contratación y los recursos públicos que se le destinan. La calidad de los datos y de las herramientas para explotarlos determina en buena medida la capacidad de la organización para detectar esas posibles banderas rojas a las que deberíamos prestar atención.
Herramientas de Gobierto
Explorador:
- Permite analizar el historial de actividad de contratación tanto de adjudicadoras como adjudicatarias
- Permite analizar posibles banderas rojas de cualquier organización y el detalle de la relación de cada adjudicador / adjudicatario
Control:
- Permite analizar las banderas rojas de la propia organización y el detalle de los contratos y adjudicatarios relacionados
- Permite identificar la recurrencia de contratos cuando se define su renovación
Asistente:
- Pueden realizarse consultas al asistente relativas a la integridad y medidas contra el fraude u otras irregularidades.
Para saber más
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