Las garantías de los contratos públicos son uno de esos elementos que están para evitar problemas en lugar de generarlos. A través de este mecanismo se trata de reducir el riesgo de que el bien o servicio adquirido en un contrato no se reciba en las condiciones adecuadas. Las garantías están para evitar problemas o, mejor dicho, cuando la garantía tiene que ejecutarse el problema no es la garantía, sino el cumplimiento del contrato del contrato.
Sin embargo, las garantías generan problemas por su propia existencia: falta de actualizaciones, periodos de devolución no respetado, penalizaciones por retraso en la devolución, o pérdida de efectividad por una inaplicación de plazos son resultados de una gestión de garantías incorrecta. ¿Por qué sucede esto? Porque la garantía, en términos prácticos, no es una parte real del proceso de contratación sino, en la mayoría de las ocasiones, es sólo un papel más en la gestión de un expediente y, en esos casos, no se tiene en cuenta como un elemento más de la gestión del contrato.
Problemas frecuentes en la gestión de las garantía de los contratos públicos
Hay una serie de problemas habituales en la gestión de la garantía y suelen estar relacionados precisamente con la propia ejecución del contrato si no tenemos presente la existencia de esa garantía.
- La modificación de la garantía. Un clásico popular es la modificación de la garantía resultante de la modificación del contrato. En los casos en los que aumenta el importe del contrato por una modificación, el importe de la garantía debe actualizarse conforme a esta modificación. También corresponde la modificación de la garantía cuando hay un cambio de titularidad, aunque en este caso la Administración se encuentra con el interés evidente de la empresa que deja de ser titular de recuperar su parte.
- Garantías olvidadas. El problema más frecuente es el olvido de la devolución de la garantía. Se finaliza el contrato, se finaliza la garantía y ni la administración recuerda que hay algo que hacer con ella ni el operador económico se acuerda de pedirla (o espera que la administración lo haga). Esto acaba haciendo que se superen los plazos establecidos por la normativa como máximos se caduque y se haya penalizaciones.
- Decisiones sobrevenidas. Sin embargo, el problema más severo es cuando la falta de control de los plazos de garantía hace que acaben sin tener efecto. En este caso hablamos de que justo cuando se acercan los periodos para ejecutar la devolución de la garantía no se ha realizado la revisión de los trabajos que debe dar lugar a exigir la reparación o la retención de la garantía. En esos casos acaba quedando la decisión en aceptar un contrato que no está en las condiciones esperadas o arriesgarse a una sanción por superar los plazos de devolución.
Los problemas están derivados del olvido de que la garantía es un elemento activo del contrato y que, además, tiene unos requisitos temporales a tener en cuenta en la gestión.
¿Qué hacer para evitar los problemas más frecuentes en la gestión de garantías?
Hay una serie de principios que deberían limitar los posibles errores en la gestión de garantías que generan los problemas que hemos señalado. Entre ellos están:
- Asociar la garantía a la entrada en vigor del contrato. Esto parece una obviedad, dado que el depósito de la garantía es uno de los requisitos de la formalización. Sin embargo, parece posible que, una vez formalizado el contrato, la garantía se queda a parte de la realidad cotidiana del contrato. Tener una asociación entre garantía y formalización permite prestar atención tanto a la modificación del contrato como a los plazos de devolución una vez terminado el contrato.
- Considerar la garantía como un elemento activo del contrato y no como un documento informativo. La garantía no es como el sobre 1, que una vez comprobado queda ahí para el expediente. Hay que tenerla presente en la (enorme) lista de cosas a gestionar en cada caso de uso del expediente de contratación .
- Gestión de manera proactiva y preventiva de los tiempos. Si la garantía queda como un elemento ajeno al contrato, no se toman decisiones sobre los tiempos de gestión, sino que es el tiempo quien acaba tomándolas. Hay que usar sistemas de alertas o calendarios que permitan avisar de cuándo vencen los plazos y de las tareas previas a su vencimiento.
- Actualización de la información. Una última parte es tener la información actualizada. Esto incluye tanto la modificación de los contratos (si cambia la fecha de finalización hay que tener en cuenta que cambia la fecha de vencimiento de garantía y todas las tareas asociadas) como a la gestión cotidiana de la garantía (tener traza de cuándo se ha realizado cada acción).
La gestión de garantías en Gobierto Contratación
En Gobierto Contratación hemos integrado la gestión de las garantías con el módulo de control de contratos, de manera que, una vez que el contrato está formalizado:
- Recibirás el aviso de informar los datos básicos de la garantía
- Se calcularán los plazos correspondientes al proceso de devolución de la garantía
- Se podrán actualizar los datos de garantía en todo momento
- Se generarán alertas de tareas relacionadas con la gestión de garantías: acuerdos de devolución y restitución efectiva.
Aquí te enseñamos cómo lo hacemos
