¿Cuáles son las principales dificultades en el día a día de la contratación pública en España?
En diciembre de 2023 preguntamos a los profesionales que se dedican a ello sobre los problemas clave de cada fase del ciclo de la contratación.
Estos son los resultados en los que destaca la planificación, preparación y ejecución cómo las fases con mayor grado de dificultad.
Las fases que presentan mayores dificultades, sin grandes diferencias según el perfil de organización, son:
- Planificación en un 66%
- Preparación previa en un 58%
- Ejecución en un 53%
- Rendición de cuentas en un 44%
- Licitación y adjudicación en un 30%
Los problemas clave y más comunes entre las personas encuestadas son:
- Un 60% por la falta de profesionalización transversal que afectan a la calidad y capacidad de gestión en todas las fases.
- Un 58% por falta de control en la ejecución y un 28% falta de evaluación para trasladar los aprendizajes al siguiente ciclo.
- Un 47% por falta de una planificación realista y su seguimiento y un 19% por falta de racionalización y evaluación de riesgos.
- Un 47% por dificultades en conocer el mercado y estimar costes y un 35% en definir y justificar correctamente los pliegos.
- Un 35% por problemas en la gestión de requerimientos en la licitación para ofertas anormalmente bajas, recursos y subsanaciones que alargan la tramitación y pueden ponerla en riesgo.
Problemas por fase
En un ejercicio de síntesis hemos identificado los 3 principales problemas que se repiten con mayor frecuencia para cada una de las fases y son estos:
En la planificación
Los problemas en la planificación se trasladan al resto de fases provocando retrasos y sobrecargas por una programación inadecuada o poco realista: un 47% indica problemas con la programación y su seguimiento.
Los problemas para identificar y priorizar necesidades puede afectar la viabilidad y calidad de los proyectos y esconder costes de oportunidad: un 44% indica problemas para recopilar, evaluar y priorizar las necesidades adecuadamente.
La falta de análisis de la recurrencia y su posible racionalización puede generar sobrecargas, falta de agilidad en la tramitación, costes añadidos e incluso riesgos de irregularidades: un 19% indica falta de evaluación de riesgos y oportunidades para racionalizar i optimizar la contratación.
Conclusiones:
- Falta de una programación realista y seguimiento sistematizado que funcione (47%)
- Dificultades para definir, prever y priorizar las necesidades (44%)
- Falta de evaluación de riesgos, incidencias y oportunidades para racionalizar i optimizar (19%)
Además de estos son comunes los problemas de comunicación entre áreas, falta de sistematización de los procesos de trabajo, y la falta de formación específica en contratación (un 60% indica problemas de falta de profesionalización, especialmente de las unidades técnicas) que afecta al conjunto de fases de la contratación.
En la preparación previa
Los problemas en el análisis del mercado y estimación de costes afectan la viabilidad de los proyectos e inciden en la concurrencia y posible ahorro: un 47% indica problemas para conocer el mercado y calcular los costes.
Los problemas en la definición y justificación de las necesidades y su traducción en requisitos afecta directamente a la calidad y eficacia en la ejecución de las posibles prestaciones, además de suponer riesgos en la tramitación en caso de recursos: un 35% indica problemas en traducir las necesidades a requisitos y un 19% en justificar las necesidades.
La falta de evaluación de los resultados e incidencias en la ejecución de contratos previos supone un riesgo de repetir errores y afecta la calidad de los posibles contratos tanto en sus resultados como en su gestión y tramitación: un 28% indica falta de evaluación de resultados e incidencias en la ejecución.
Conclusiones:
- Dificultades para conocer el mercado y calcular costes (47%)
- Dificultades para traducir las necesidades en requisitos (PPT) (35%)
- Falta de evaluación de resultados e incidencias en la ejecución para mejorar el diseño de los pliegos, criterios, fórmulas, etc (28%)
Además de estos son comunes los problemas por la falta de justificación adecuada de las necesidades (afecta a más del 19%), la falta de consistencia en el uso de criterios, y en menor medida otros problemas relacionados con la división en lotes, la elección de CPV, el uso y definición de criterios y otras decisiones que pueden afectar los resultados y tramitación de las licitaciones.
En la licitación y adjudicación
La gestión de los requerimientos para ofertas anormalmente bajas, recursos y subsanaciones alargan los tiempos de tramitación y pueden condicionar la selección de ofertas o incluso suponer la anulación de la licitación: un 35% indica problemas con la gestión de ofertas anormalmente bajas, recursos y subsanaciones.
Los problemas con la interpretación consistente de criterios de valoración y la motivación de las decisiones, puede afectar la transparencia y equidad del proceso, generar desconfianza y dar lugar a impugnaciones y controversias legales: un 16% indica problemas con la valoración de ofertas y motivar correctamente las decisiones.
La falta de concurrencia puede limitar el margen de ahorro y hasta resultar en licitaciones desiertas: un 5% indica falta de evaluación del riesgo de baja concurrencia y/o desiertos.
Conclusiones:
- Dificultades en la gestión de ofertas anormalmente bajas, recursos y subsanaciones (35%)
- Dificultades en la valoración de ofertas y motivar correctamente las decisiones (16%)
- Necesidad de anticipar y mitigar la baja concurrencia y desiertos (5%)
También se indican en menor medida problemas con la constitución de las mesas por falta de efectivos y profesionalización, falta de gestión adecuada de conflicto de intereses, problemas con la gestión de la plataforma de contratación (PSCP) y control de plazos.
En la ejecución y evaluación
Los problemas de falta de control entre lo previsto y ejecutado puede resultar en desviaciones significativas en términos de costos, calidad y plazos de entrega: un 58% indica problemas por falta del seguimiento efectivo de la ejecución (hitos, condiciones, etc).
Las dificultades en la gestión de modificaciones y revisión de precios puede afectar la viabilidad de los contratos o incluso resultar en riesgos de irregularidades: un 37% indica dificultades en la gestión de modificaciones y revisión de precios.
La falta de un seguimiento efectivo y sistematizado del contrato, la recopilación de incidencias dificulta y condiciona la aplicación de penalidades, prohibiciones y la resolución del contrato: un 16% indica falta de control de la incidencias, y un 21% indica dificultades en la aplicación de penalidades y prohibiciones.
Conclusiones:
- Falta de control entre lo previsto y ejecutado (hitos, condiciones) (58%)
- Dificultades en la gestión de modificaciones y revisión de precios (37%)
- Falta de control de incidencias (16%) y dificultades para aplicar penalidades y prohibiciones (21%)
Además de estos son comunes los problemas en el seguimiento y control de plazos para las prórrogas (en más del 12%), la resolución del contrato, su certificación, el control y devolución de garantías, el control de los hitos de facturación (5%) entre otros. Llegando al extremo de no designar responsables de los contratos en algunos casos.
Esta fase recoge los resultados de los problemas acumulados en el conjunto de fases anteriores que pueden conllevar la pérdida de recursos públicos y afectar la calidad de la prestación contratada y por esa razón es clave incorporar los resultados y aprendizajes de esta fase en el diseño y preparación del nuevo ciclo de contratación para optimizarlo y enmendarlo.
En la rendición de cuentas
En esta última fase se juntan los problemas de la disponibilidad y calidad de los datos con las dificultades añadidas por el solapamiento de obligaciones de remisión de datos en formatos y criterios dispares, falta de integración y automatización de procesos: un 35% indica dificultades en la preparación, remisión y publicación de datos.
Además la falta de capacidad y la falta prioridad de las tareas de rendición de cuentas y explotación de datos orientada a la toma de decisiones limita su valor y utilidad real para su aplicación práctica: un 14% indica problemas de falta de datos útiles y su explotación para la mejora y optimización de la contratación
Conclusiones:
- Dificultades en la preparación, remisión y publicación de datos (35%)
- Falta de datos útiles y su explotación para la mejora y optimización de la contratación (14%)
También indican dificultades para visualizar y hacer comprensibles los datos disponibles para una transparencia efectiva y una condición necesaria para su uso y consumo.
Quién ha participado
Respecto al perfil de las 43 personas que han respondido es mayoritariamente de responsables del área de contratación en un 44%, seguidos por perfiles de responsables de unidades técnicas en un 23% y de servicios jurídicos en un 16%. Y mayoritariamente de entidades locales en un 42%.
Recursos sobre contratación en Gobierto
Durante 2024 continuaremos compartiendo recursos sobre contratación pública como los que ya conocéis y algunas otras novedades que iremos desvelando a lo largo del año.
- Podcast compartiendo experiencias y conocimientos prácticos de profesionales de la contratación
- Glosario de conceptos e instrumentos de la contratación pública
- Estudios e informes sobre aspectos o ámbitos de la contratación
- Eventos y talleres prácticos y/o en colaboración con otras organizaciones
- Estudio de casos de proyectos en los que hemos trabajado y que pueden aportar ejemplos aplicados
- Perfil del contratante para descubrir las personas y profesionales que hay detrás de la contratación pública
- Herramientas de Gobierto Contratación (Explorador de CPV, Calculadora de plazos, Explorador de licitaciones, Visor de la Ley LCSP, Recomendador de objeto de licitación, Asistente experimental AI de preguntas, ...)
- Recopilación de otros recursos, cursos y congresos sobre contratación pública
Todo ello con el foco en compartir recursos prácticos que ayuden a resolver problemas del día a día para una contratación más eficiente y con mayor impacto estratégico.
¿Te apuntas a contribuir? ¿Quieres sugerirnos algún problema a tratar y/o alguién que pueda aportar? Escríbenos en abre@gobierto.es y hablamos. 😉
