En nuestra experiencia de diseño de Gobierto Contratación había un tema que aparecía frecuentemente, que era la gestión de las garantías de los contratos. El procedimiento administrativo define condiciones y plazos acerca de la devolución, pero deja cierta inconcreción en cuanto a su relación con la finalización del contrato. La práctica de la gestión de garantías presenta una diversidad importante sobre cómo quién y bajo qué condiciones se gestiona.Viendo que es un tema que suele generar tensión entre todos los actores implicados en la contratación, desde los responsables de compras a los operadores económicos, quisimos darle una cobertura en el producto. Hemos esbozado algunas ideas y hemos preguntado a gente que se encuentra con esta realidad cuáles son los principales retos a los que nos enfrentamos.
Los principales problemas de la gestión de las garantías de los contratos
La gestión de las garantías está bien definida tanto en las condiciones y los escenarios para la devolución de las garantías. La gestión de la práctica es compleja por una serie de elementos:
- La coordinación entre unidades. La devolución de las garantías implica la comunicación entre las unidades promotoras que valoran la finalización satisfactoria del contrato y la de contratación que debe iniciar la tramitación.
- La indefinición del final de los contratos. Aunque todos los contratos tienen una vigencia definida, no siempre la finalización sigue este calendario en términos prácticos. A veces definir un contrato que se termina es visible (una obra finalizada) pero en otros casos el contrato se va desvaneciendo y ni unos recuerdan informar ni otros de preguntar, quedando un poco en tierra de nadie.
- La gestión extendida en el tiempo. Los plazos de devolución y garantía son muy extendidos y tener presente la fecha límite de devolución sin una alarma que la recuerde hace que se puedan pasar por alto.
- Elegir entre pena o penalización. La certificación de la validez del trabajo para realizar la devolución de la garantía puede no realizarse con el margen suficiente de tiempo para exigir correcciones oportunas. Cuando esto ocurre las opciones son devolver la fianza con un contrato que no está bien terminado, o asumir el riesgo de incurrir en penalizaciones por superar los límites temporales de devolución.
Podemos decir que lo que falla es tanto la identificación clara de las condiciones para la devolución de la garantía, la comunicación para poder realizarla y las alertas de que no se superen los plazos. Y sobre esas bases hemos trabajado.
La gestión de las garantías de contratos en Gobierto Contratación
Nuestro enfoque de trabajo es el de integrar la gestión de los tiempos de contratación como un todo. Esto hace que hayamos valorado tres componentes para la funcionalidad.
- Gestión efectiva de los tiempos del contrato. Un contrato tiene plazos marcados por su inicio y duración y también por las prórrogas y el periodo de garantía. Esta dimensión es variable por el uso efectivo o no de las prórrogas, algo que también facilitamos en Gobierto Contratación avisando de la próxima de la decisión de si se usará o no la prórroga. Las prórrogas empleadas se incorporan de manera activa a la duración del contrato. Lo que se mira es la duración efectiva del contrato y las obligaciones que genera.
- Control de los eventos y las garantías. Es necesario realizar acciones que requieren la coordinación entre diferentes departamentos, desde las unidades promotoras a las de contratación o la intervención.
- Facilitar la toma de decisiones y los pasos. Al final, la gestión es la toma de decisiones, y esa toma de decisiones depende de que la organización no se vea presionada por plazos sobrevenidos.
Hemos tratado de que sea la administración la que gestione los tiempos y no que sean los tiempos los que gestionen a la administración.
¿Cómo gestionar las garantías de los contratos en Gobierto Contratación?
Un contrato tiene un periodo de inicio y una duración definida. En Gobierto permitimos definir la fecha de inicio aunque por defecto contamos con la fecha de formalización del contrato. Utilizamos todos los datos publicados en las plataformas para ahorrar trabajo, y para los que no están allí (la garantía, el responsable promotor del contrato, etc), se envían alertas para que se cumplimenten. A partir de ahí, se calculan los plazos de finalización con los datos del contrato, las prórrogas disponibles y el periodo de garantía establecido en el contrato.
La duración del contrato estará marcada por la duración inicial ampliada con prórrogas si así se estima oportuno.
En lo que se refiere a la garantía se informan los siguientes aspectos:
- Aspectos relativos a la constitución de la garantía. Incluyen a título informativo la fecha, modo de constitución e importe.
- El periodo de garantía. Se introduce la información del periodo de garantía que establece el contacto, lo que se incorpora al cómputo de plazos. Cuando un contrato finaliza por sus plazos o periodo de garantía, el responsable administrativo recibe el aviso de iniciar los trámites con un sistema de controles de plazos establecidos:
- El sistema avisa antes de que pasen los 60 días de que es necesario realizar el acuerdo de devolución
- Conforme se acerca el año de finalización del contrato (o de la garantía) se informa al responsable administrativo de que se aproxima la fecha de la devolución.
Las alertas están disponibles tanto en el espacio web como mediante correos electrónicos, igual que ocurre con el resto de alertas de Gobierto Contratación.
En resumen: gestión de tiempos de una vez y para todos los casos
La gestión de los contratos es compleja y requiere mucha coordinación. Dedicar esfuerzos adicionales a seguir tareas automatizables es malgastar recursos. Nuestra proposición para la gestión de las garantías es precisamente esa: reutilizar toda la información que ya existe, cumplimentar el mínimo necesario para funcionar y, a partir de ahí, dejar todo en manos del sistema para evitar errores y centrar esfuerzos en las tareas que aportan valor a la organización.
