La figura del responsable del contrato es la encargada de supervisar y garantizar la adecuada ejecución del contrato, desde su formalización hasta su conclusión y liquidación y se encuentra regulada en el artículo 62 de la LCSP. Sin embargo el detalle de sus funciones está algo disperso. Vamos a intentar recopilarlas y clarificarlas para que pueda ser una guía práctica para el día a día.
Las funciones del responsable del contrato se pueden englobar en tres ámbitos de actuación:
- Gestión y control de las posibles modificaciones del contrato
- Supervisión y cumplimiento de las condiciones y obligaciones del contrato
- Entrega, recepción, liquidación del contrato y garantía
Infografía resumen
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Gestión y control de las posibles modificaciones del contrato
Autorización de modificaciones en el personal o medios materiales adscritos al contrato
Para garantizar la adecuada ejecución del contrato, la responsable del contrato debe autorizar cualquier modificación en el personal o los medios materiales adscritos al contrato respecto al compromiso adquirido.
Esta solicitud de modificación deberá detallar los medios o personas que se pretenden sustituir, motivar las razones para ello y acreditar con la documentación pertinente que la propuesta cumple con los requisitos previstos. Esta solicitud puede ser solicitada por la contratista o por el própio órgano de contratación con 15 días hábiles de antelación.
Tareas clave:
- Revisar las solicitudes de sustitución de medios materiales o humanos.
- Verificar que los medios propuestos cumplen con los requisitos exigidos.
- Emitir autorizaciones o comunicar denegaciones en un plazo máximo de 7 días hábiles.
- Si la propuesta no reúne los requisitos, lo comunicará por escrito a la contratista con indicación de los motivos y la contratista podrá proponer otro medio/persona.
Estas mismas reglas se aplicarán en relación con los medios aportados para acreditar la solvencia así como en el caso de que la contratista haya recurrido a la solvencia y/o medios de otras entidades en fase de licitación.
Informe para justificar las causas de modificación:
Es necesario justificar cualquier modificación en el contrato, asegurando que responda a necesidades reales y razones de interés público, precisando el alcance cualitativo y cuantitativo de esas modificaciones dentro de los límites previstos en la Ley (art. 204 - 205 LCSP).
Tareas clave:
- Elaborar un informe detallando las razones de interés público para la modificación.
- Someter el informe a la resolución del órgano de contratación.
- Realizar una audiencia con la contratista durante cinco (5) días hábiles.
- Publicar el anuncio de modificación junto con las alegaciones en el perfil del contratante.
Informe para la modificación de la composición de la unión temporal de empresas (UTE)
Para la modificación de la composición de la UTE contratista, esta solicitará la autorización por escrito justificando la necesidad y aportando la documentación acreditativa conforme la nueva composición de la UTE cumple con los requisitos de solvencia o clasificación exigida, que todas las integrantes tienen plena capacidad de obrar y no están incursas en prohibición de contratar con el sector público.
Tareas clave:
- Iniciar el procedimiento mediante una resolución del órgano de contratación.
- Informe emitido por el responsable del contrato en el que señale que se ha ejecutado, al menos, un 20% del importe del contrato.
- Informe jurídico.
- Aportación por parte de la contratista del borrador de escritura pública en la que se formalizará la UTE con su nueva composición.
- Resolución del órgano de contratación por la que se autoriza la modificación de composición de la UTE y notificación a la UTE contratista.
- Publicación de la resolución del órgano de contratación por la que se autoriza la modificación de la composición de la UTE en el perfil del contratante.
- Formalización de la UTE en escritura pública.
- Depósito de nueva garantía por parte de la UTE. No se procederá a la devolución o cancelación de la garantía prestada anteriormente por la UTE hasta que se halle formalmente constituida la nueva.
Informe para la cesión del contrato
Para la cesión del contratista, esta solicitará la autorización por escrito justificando la necesidad y aportando la documentación acreditativa conforme la cesionaria cumple con las condiciones y requisitos previstos en los pliegos y en la Ley (art. 214.2 LCSP).
Tareas clave:
- Iniciar el procedimiento mediante una resolución del órgano de contratación.
- Informe de la responsable del contrato indicando si se cumplen las condiciones y requisitos previstos en los pliegos y en la Ley (art. 1 y 2 214 LCSP)
- Informe jurídico.
- Aportación por parte de la contratista del borrador de escritura pública en la que se formalizará la cesión.
- Resolución del órgano de contratación por la que se autoriza (o no) la cesión y notificación a la contratista en el plazo máximo de 2 meses desde la solicitud. En caso de silencio administrativo se entenderá otorgada.
- Publicación de la resolución del órgano de contratación por la que se autoriza la cesión en el perfil del contratante.
- Formalización de la cesión en escritura pública.
- Depósito de la garantía por parte de la cesionaria. No se procederá a la devolución o cancelación de la garantía prestada por la cedente hasta que se halle formalmente constituida la de la cesionaria
Supervisión y cumplimiento de las condiciones y obligaciones del contrato
Cualquiera de las incidencias que puedan surgir durante la ejecución del contrato serán resueltas por el órgano de contratación previo informe de la responsable del contrato.
A menos que sea necesario debido a la naturaleza de las incidencias o por motivos de interés público, los posibles procedimientos derivados no detendrán la ejecución del contrato.
Comprobación de condiciones laborales, sociales y ambientales
La verificación de las condiciones laborales y ambientales es crucial para garantizar el cumplimiento normativo y ético.
Tareas clave:
- Requerir a la contratista los datos y documentos necesarios sobre las condiciones laborales de cada una de las personas adscritas a la ejecución del contrato
- Verificar la veracidad y el cumplimiento de las condiciones laborales.
- Emitir los informes correspondientes dentro de plazos establecidos.
Control de condiciones especiales de ejecución
Las condiciones especiales del contrato deben ser supervisadas activamente por el responsable del contrato para asegurar su cumplimiento.
Tareas clave:
- Realizar comprobaciones periódicas o puntuales para verificar el cumplimiento de las condiciones especiales
- Mantener un registro del cumplimiento de condiciones, de las incidencias y medidas correctoras aplicadas.
- Documentar detalladamente las comprobaciones realizadas y sus resultados, las incidencias identificadas y las correspondientes medidas correctoras adoptadas.
- Instar al contratista a resolver desviaciones o incumplimientos lo antes posible según lo previsto en los pliegos.
- Aprobar las certificaciones de servicios dentro de los 30 días siguientes a la fecha de registro y remitir copia del documento de aprobación a la contratista.
Identificar incumplimientos y propuesta de penalidades
Ante un incumplimiento contractual manifiesto, la responsable del contrato propondrá la imposición de penalidades y el órgano de contratación las acordará si es el caso.
Tareas que incluye:
- Informe de la responsable del contrato en el que se identifiquen los incumplimientos y se proponga el importe de la penalidad.
- Audiencia a la contratista por un plazo de 5 días hábiles para que formule las alegaciones oportunas.
- Resolución del órgano de contratación imponiendo o no las penalidades oportunas.
- Recaudación del importe mediante su deducción de los pagos total o parciales que deban abonarse a la contratista o sobre la garantía cuando no puedan deducirse de estos.
Entrega, recepción, liquidación del contrato y garantía
Entrega y comprobación del cumplimiento
La persona responsable del contrato efectuará las comprobaciones para verificar el correcto cumplimiento de las condiciones pactadas. En caso de resultado positivo propondrá la recepción del contrato y de lo contrario solicitará subsanar deficiencias.
Tareas clave:
- Verificar el cumplimiento del contrato en 15 días hábiles desde la fecha de entrega
- Informe de comprobación del cumplimiento de las condiciones pactadas
- Programar recepción del contrato si el informe es favorable. En caso contrario, instará al contratista a subsanar los incumplimientos o defectos observados.
- El contratista tiene 5 días hábiles para reclamar contra el informe. Si no lo hace, se considera conforme. Si reclama, el órgano de contratación resolverá en 15 días hábiles.
- Transcurrido el plazo de subsanación, el responsable del contrato verificará el cumplimiento de las instrucciones dictadas y en un plazo de 10 días hábiles emitirá un segundo informe de comprobación.
- Si no se cumplen, informará al órgano de contratación de los incumplimientos y propondrá penalidades. En caso de proyectos de obra actuará según lo previsto en el Art 314 LCSP concediendo un nuevo plazo o resolviendo el contrato y reclamar la indemnización correspondiente.
Recepción del contrato
La recepción formal del contrato es el último paso previo a la liquidación. Si el responsable del contrato determina que se han cumplido las condiciones pactadas, se procede a la recepción.
El informe favorable del responsable del contrato o la conformidad con certificaciones parciales no otorga derecho alguno sobre la recepción del contrato y la contratista sigue siendo responsable del cumplimiento adecuado de las condiciones acordadas.
Tareas clave:
- Convocar al acto de recepción con 5 días hábiles de antelación.
- Asistir al acto de recepción y redactar el acta correspondiente
- Firmar el acta por ambas partes para formalizar la recepción del contrato.
Más sobre el acta de recepción y modelo de ejemplo
Liquidación del contrato
La liquidación del contrato implica resolver todos los aspectos económicos pendientes.
Tareas clave:
- Resolver la liquidación en el plazo de 30 días tras la recepción del contrato o su conformidad, o tras la fecha de presentación de la factura en caso que esta fuera posterior
- Notificar y abonar la liquidación a la contratista.
- En caso de demoras en el pago deben aplicarse intereses de demora y compensación por costos según la Ley 3/2004 contra la morosidad en las operaciones comerciales a favor de la contratista.
Obligaciones y cancelación de la garantía
Durante el periodo de garantía, que comienza un día después de la recepción del contrato, la contratista debe corregir a su cargo cualquier defecto que se detecte, acredite y se comunique por escrito dentro de dicho periodo.
La devolución de la garantía es el último paso del proceso contractual.
Si el contrato no especifica un periodo de garantía, la liquidación del contrato incluirá la orden de devolución o cancelación de la garantía.
Si no se practica la recepción y liquidación del contrato por causas no imputables a la contratista, se procederá a la devolución o cancelación de las garantías, una vez depuradas las responsabilidades previstas en el Art. 110 LCSP y tras el plazo de 1 año, o 6 meses si el contratista es una PYME o el valor del contrato es inferior a 100.000 euros.
Tareas si hay incumplimientos:
- El responsable instará al contratista a subsanar las deficiencias. La ampliación del plazo de garantía que suponga este requerimiento no implica el derecho a percibir cantidad alguna por ello (Apt 2 Art. 311 LCSP)
- Si la contratista no cumple las instrucciones de subsanación en el plazo concedido, se procederá a incautar la garantía y la contratista tendrá la obligación de abonar al poder adjudicador los daños y perjuicios ocasionados en lo que excedan del importe de la garantía incautada.
- Transcurrido el plazo de garantía sin que el poder adjudicador haya reclamado la subsanación en forma y plazo, la contratista quedará exenta de responsabilidad, sin perjuicio de lo establecido en los artículos 314 y 315 LCSP para los contratos de elaboración de proyectos de obras.
Tareas si no hay incumplimientos o se han resuelto:
- El órgano dictará resolución para la cancelación y devolución de la garantía en el plazo máximo de 2 meses tras la finalización del plazo de garantía.
- Comunicar la resolución a la Tesorería General u órgano equivalente del poder adjudicador que corresponda.
Para saber más
- La figura responsable del contrato en el glosario de Gobierto
