El objetivo de la memoria justificativa (o informe de necesidades) es, como ya nos indica su nombre, acreditar documentalmente con razones convincentes la necesidad de la contratación que se propone.
Pero este importante documento del expediente de contratación no solo debe justificar la necesidad existente, sino que debe definir y concretar la mayoría de los aspectos que regirán el expediente de contratación.
De hecho, es en la memoria justificativa donde ya quedarán definidos (a no ser que el órgano de contratación decida no aplicar el contenido de la memoria justificativa, hecho poco probable pero posible) aspectos tan relevantes como la división en lotes, los requisitos de solvencia, el tipo de procedimiento, los aspectos económicos, la duración, los criterios de adjudicación, las obligaciones contractuales, las penalidades, etc.
Por lo tanto, teniendo en cuenta la gran importancia que tiene este documento en el expediente de contratación, vamos a repasar algunas buenas prácticas a la hora de redactar una buena memoria justificativa (descarga un modelo de memoria en el enlace).
1. No tengas prisa. Detalla la necesidad
Es habitual que en el momento en que te dispongas a preparar una memoria justificativa ya tengas la presión de la cuenta atrás para adjudicar el contrato.
Las unidades de contratación no presumen de tener mucho tiempo para elaborar los expedientes de contratación porque las necesidades son para ayer, pero es importante pararse en este punto.
¿Qué necesidad concreta hay? ¿Es la misma que en la última licitación? ¿Qué ha cambiado en la entidad y en la sociedad para adaptar el contrato? ¿O es una necesidad nueva? ¿Tienes claros todos los conceptos a contratar?
Invierte tiempo en reflexionar bien la necesidad de contratación y, una vez lo tengas claro, ponte a redactar con todo el detalle posible.
El art. 28.1 LCSP establece: ““Las entidades del sector público no podrán celebrar otros contratos que aquellos que sean necesarios para el cumplimiento y realización de sus fines institucionales. A tal efecto, la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse mediante el contrato proyectado, así como la idoneidad de su objeto y contenido para satisfacerlas (…) deben ser determinadas con precisión, dejando constancia de ello en la documentación preparatoria, antes de iniciar el procedimiento encaminado a su adjudicación”.
Por lo tanto, evita descripciones genéricas, céntrate en este contrato en concreto y no des por hecho que ya se sabe algo que no esté escrito.
Y si estás contratando un servicio, recuerda que también debes explicar y detallar la insuficiencia de medios propios que no permite hacer esta prestación de forma directa.
Recuerda, la justificación de la necesidad es la base de toda contratación.
2. Define bien el objeto del contrato
El objeto del contrato es la prestación, es decir, lo que queremos que el contratista haga porqué nosotros no podemos hacer.
Ten en cuenta que el objeto debe ser determinado (art. 99.1 LCSP) y que está totalmente prohibido fraccionarlo.
A veces se producen fraccionamientos de contrato de forma involuntaria.
Por ejemplo. Quizás el personal administrativo ha detectado una necesidad de adquisición de material higiénico para las instalaciones públicas del municipio y quiere hacer un contrato menor de 13.000€, mientras que el personal de limpieza ha detectado la necesidad de adquisición de material higiénico para los baños de las dependencias municipales y solicita comprarlo a través de contrato menor por un valor de 6.000€. Si se contratan de forma independiente este material a través de dos contratos menores, se está fraccionando un contrato que debería licitarse de forma abierta y quizás no te hayas ni enterado.
Se trata de valorar las necesidades de contratación en conjunto y procurar ampliar la perspectiva que pueden tener las diferentes áreas de la entidad. Por este motivo es tan importante planificar con tiempo y coordinar las diferentes áreas de la entidad.
En resumen, cuando vayas a contratar, intenta pensar en grande e incluir todo aquello que es susceptible de contratarse conjuntamente.
3. Divide en lotes
Sí, la norma general es que debes dividir en lotes.
En la práctica, suele ocurrir lo contrario (por que supone trabajo extra de tramitación). Y sólo de vez en cuando dividimos en lotes.
Es hora de cambiar las dinámicas y pensar en crear lotes en todas las licitaciones que lo admitan (excepto cuando hay razones suficientes para no hacerlo). Siguiendo lo que mencionamos en el apartado anterior, es recomendable que pienses en grande y, dentro de esta amplia perspectiva, dividas en los lotes correspondientes.
En caso de no poder dividir en lotes una licitación, justifícalo. Pero no diciendo que “no se puede dividir en lotes el objeto del contrato con base al art. 99.3 LCSP”, sino que debes profundizar más allá y justificar detalladamente el motivo por el cual no has propuesto esta división.
4. Justifica las solvencias
Ten presente que las solvencias pretenden poner unos requisitos mínimos que deben cumplir las empresas para poder participar en la licitación. Son la puerta de entrada.
No valoran nada específico con el contrato en cuestión, ni dan puntos en la licitación. De esto ya se encargan los criterios de adjudicación.
Por lo tanto, a la hora de proponer criterios de solvencia, piensa en cómo debe ser la empresa, pon criterios coherentes y proporcionados y no te olvides de justificarlos tal y como exige el art. 16.4.c LCSP.
Por ejemplo, en un contrato de servicios de arquitectura, cuya prestación es considerada como de carácter intelectual, no tiene mucho sentido exigir que se acredite la solvencia económica mediante sus cuentas anuales porque no necesita un volumen específico de negocio para poder prestar mejor o peor el contrato. No obstante, se podría requerir la acreditación de disponer de un seguro de responsabilidad civil por riesgos profesionales de un importe igual o superior al precio del contrato.
Según el art. 86 LCSP, en los contratos sujetos a regulación armonizada (SARA), los criterios de solvencia que se exigen en una licitación deben escogerse de entre los previstos en los art. 87 a 91 LCSP. En cambio, para los contratos no SARA, el órgano de contratación podrá establecer alternativas a los medios de acreditación de la solvencia siempre que se especifique y justifique debidamente en los pliegos.
Cuando se defina la solvencia exigida y el modo de acreditación, conviene tener en cuenta la cantidad y el tipo de documentación acreditativa que se exige. A veces se tiende a pedir mucha documentación para asegurar que las empresas son solventes y están preparadas a nivel económico y técnico, pero se presentan 50 empresas a la licitación y sólo la revisión del primer sobre implica mucho tiempo para poder comprobar y validar toda la documentación administrativa presentada.
No obstante, cabe tener en cuenta que en el procedimiento abierto simplificado abreviado, se exime a los licitadores de la acreditación de la solvencia económica y técnica (art. 159.6.d LCSP) para agilizar el proceso. Esto no implica que no se pueda establecer una solvencia en los pliegos necesaria para las empresas licitadoras, sino que no se requerirá su acreditación.
Para las empresas de nueva creación, el art. 89.1.h LCSP establece que en los contratos no sujetos a regulación armonizada (SARA) no se podrá exigir la acreditación de la solvencia relativa a la ejecución de un número determinado de suministros. En este mismo sentido se aplica también en los servicios en base al art. 90.4 LCSP. Por lo tanto, en relación con la solvencia técnica, no se puede exigir una determinada experiencia a las empresas de nueva creación. En cuanto a la solvencia económica, el art. 60.3 de la Directiva 2014/24/UE permite a los licitadores que no tengan posibilidad de presentar referencias exigidas (como cuentas anuales de años anteriores), acreditar la solvencia económica mediante documentos distintos a los señalados en la ley, a criterio del poder adjudicador. Por lo tanto, el PCAP deberá definir cómo puede acreditar la solvencia una empresa de nueva creación.
En definitiva, te recomendamos que simplifiques al máximo los trámites documentales y utilices declaraciones responsables si es posible.
Antes de adjudicar un contrato ya requerirás a la empresa propuesta como adjudicataria que te acredite documentalmente todos los requisitos exigidos.
5. Detalla el Presupuesto Base de Licitación
Dedica tiempo a definir y calcular bien el Presupuesto Base de Licitación (PBL). Es tan importante que si no está bien hecho puede ser un claro motivo de impugnación por parte de licitadores interesados, o bien puede provocar que la licitación te quede desierta y “pierdas” unos cuantos meses más.
Puedes consultar nuestra guía práctica para el cálculo del PBL paso a paso.
Si compras mediante precios unitarios
Recuerda que el art. 301.1 LCSP para los suministros y el art. 309 LCSP para los servicios te permiten que, en caso de determinar que el precio se realice mediante precios unitarios/unidades de ejecución, no tendrán la consideración de modificaciones el incremento de las unidades a suministrar/prestar en un 10% del precio del contrato si lo has previsto en los pliegos.
Por lo tanto, si este es tu caso, prevé dicha circunstancia en la memoria justificativa y te podrás ahorrar tramitar alguna modificación contractual.
6. ¿Cómo obtener un buen contrato? Los criterios de adjudicación
La adjudicación de los contratos se debe realizar utilizando una pluralidad de criterios que pretendan adjudicar a la mejor oferta atendiendo a la relación calidad-precio. Por lo tanto, evita puntuar solo precio, sea lo que sea lo que vayas a contratar, pero si terminas haciéndolo, debes justificar el motivo en este documento.
Algunas especificidades según procedimiento:
- En el procedimiento abierto y restringido, si se valoran más los criterios sometidos a juicio de valor que los automáticos, la valoración de los primeros la realizará un comité de expertos (art. 146.2 LCSP).
- En el procedimiento abierto simplificado, los criterios sometidos a juicio de valor no pueden superar el 25% de la puntuación o, en el caso de prestaciones de carácter intelectual, el 45% (art. 159 LCSP).
- En el procedimiento abierto simplificado abreviado, sólo pueden aplicarse criterios de adjudicación calculables mediante fórmulas automáticas (art. 159.6 LCSP).
- En los contratos de servicios del Anexo IV y en prestaciones de carácter intelectual, los criterios que valoren la calidad del servicio deben representar como mínimo el 51% de la puntuación (art. 145.4 LCSP).
Como entidad contratante, seguro que tu voluntad es que el contrato se ejecute a la perfección.
Pues si quieres ahorrarte problemas durante la ejecución, intenta pensar ahora qué puedes valorar para dar más calidad a esta prestación. Esto no implica que tengas que convocar a un comité de expertos para que valore las proposiciones; los criterios cualitativos también se pueden valorar mediante fórmulas automáticas.
Por ejemplo, puedes valorar de forma automática la experiencia del personal adscrito a un contrato o la ampliación del plazo de garantía de un producto.
Finalmente, recuerda que los criterios de adjudicación, ya sean automáticos o sometidos a juicio de valor, siempre tienen que estar vinculados al objeto del contrato y deben detallar cómo serán puntuados, es decir, qué aspectos se valorarán, con qué margen de puntuación, cómo se valorará, etc.
7. Ojo con las condiciones especiales de ejecución
En todas las licitaciones se debe incluir, por lo menos, una condición especial de ejecución, ya sea de innovación, medioambiental o social.
Ésta debe:
- estar vinculada al objeto del contrato
- no ser discriminatoria
- ser compatible con el derecho de la UE
- constar en el anuncio y en los pliegos
- se debe exigir también a los subcontratistas
Las condiciones especiales de ejecución son de obligado cumplimiento y, si se incumplen, puede ser causa de resolución del contrato.
Por lo tanto, piensa bien qué exiges. Que sea algo que realmente sea importante para el contrato y que fomente la mejora en material medioambiental, social o de innovación.
A veces somos muy exigentes a la hora de escribir y cuando sucede una causa de resolución contractual se nos cae el mundo encima.
Algunos ejemplos de condiciones especiales de ejecución:
- Uso de energías renovables
- Acreditación de la aplicación del reciclado de productos en las instalaciones
- Uso de envases reutilizables
- Contratar a un número de personas con discapacidad superior al exigido legislativamente
- Acreditación de actuaciones que promuevan el empleo a personas en dificultades de inserción laboral (bolsas de trabajo específicas, convenios con centros, etc).
- Hacer un plan de formación en el lugar de trabajo en materias relacionadas con el objeto contractual
8. ¿Qué modificaciones prevees?
En las modificaciones previstas, un frecuente error es prever en los pliegos la posibilidad de modificar el contrato un X% (máximo 20%) de forma genérica. Esto no está bien.
Es necesario especificar y detallar el alcance, límites, naturaleza, condiciones y circunstancias de la posible modificación. ¿En qué casos se puede modificar? ¿Qué conceptos o prestaciones concretos del contrato se verían afectados? ¿En qué proporción cada una?
Por ejemplo, en un contrato de servicios de jardinería, hemos calculado el precio del contrato en función de todas las áreas verdes, jardines y parques donde queremos que hagan el mantenimiento de los jardines, pero haremos una previsión de posible modificación contractual para dos circunstancias: un 10% por posibles desperfectos en los jardines ocasionados por temporales, teniendo en cuenta que en los últimos años ha habido mínimo un temporal fuerte cada año; y un 10% a partir del tercer año de contrato por posibilidad de ampliar los jardines a mantener teniendo en cuenta que se quiere transformar una calle en una zona peatonal verde con jardín. En este supuesto, tendríamos que cuantificar realmente qué creemos que podría suponer cada una de las posibles modificaciones a nivel económico y ajustar el porcentaje de modificación prevista en los pliegos.
Los licitadores deben conocer en qué términos se puede modificar el contrato y qué podrá implicar para ellos.
9. Revisa
La memoria justificativa es un documento complejo y que requiere mucho trabajo. A veces su elaboración se alarga y dura semanas o meses. Durante este tiempo ha habido debates, propuestas, cambios, etc.
Haz una revisión final para comprobar que todo está correcto y repasa que no haya habido cambios externos que afecten al contrato, como pueden ser actualizaciones de convenios colectivos (implicaría actualizar el precio del contrato y la explicación del cálculo), normativa que afecte al contrato, actualizaciones de precios, etc.
Infografía resumen para la revisión de la memoria justificativa
Proponemos esta lista de pautas a revisar para la correcta elaboración de la memoria justificativa. Puedes descargarla en pdf y compartir en redes👇
Foto de cabecera de GRIN en Unsplash
