Preparar las ofertas de las licitaciones puede ser un trabajo largo, tedioso y estresante. Por este motivo, es importante que no se cometan errores básicos que pueden llegar a implicar la exclusión del procedimiento.
Infografía resumen para evitar errores comunes en la presentación de ofertas
Proponemos esta lista de recomendaciones para evitar errores en la presentación de ofertas. Puedes descargarla en pdf y compartir en redes👇
Os dejamos una lista con los errores más comunes en las ofertas de las licitaciones y algunos tips de cómo evitarlos:
1. Presentar la oferta fuera de plazo:
- Error: Parece obvio, pero se cometen estos errores y no tienen posible solución. Sólo cabría ampliar el plazo de presentación de ofertas si el órgano de contratación ha modificado los pliegos o si se acredita que la plataforma no funcionaba el último día de presentación.
- Solución: El primer paso cuando tienes conocimiento de la publicación de una licitación es anotar la fecha y hora máxima de presentación de ofertas y el segundo es intentar no apurar dicho plazo. A veces hay circunstancias externas que no se pueden prever, como que internet no funcione correctamente o que los documentos tarden más a cargarse. Organiza tu proceso de preparación con suficiente antelación y, en caso de dudas, consulta al órgano de contratación.
2. No cumplir con los requisitos formales:
- Error: Los pliegos de condiciones deben leerse bien. En diversas cláusulas pueden contener requisitos formales que deben cumplirse en la presentación de ofertas. Estos requisitos suelen hacer referencia a cómo presentar la oferta económica o la memoria técnica.
- Solución: Lee y comprende cuidadosamente los pliegos de condiciones y asegúrate de que tu oferta cumpla con todos los requisitos formales. Por ejemplo, si se pide una memoria de 10 páginas, no hagas 20 porque no se tendrán en cuenta y esto te penalizará mucho en la puntuación.
Si hay dudas, es recomendable consultar al órgano de contratación durante el plazo habilitado para preguntas. No dudes en hacer preguntas pues en ocasiones los pliegos pueden estar mal o contener contradicciones. Si no lo resuelves, buscar y pregunta a un experto en contratación pública.
3. Presentar documentación incompleta o incorrecta:
- Error: Puede ocurrir que en la oferta falten ciertos documentos obligatorios (certificados, garantías, licencias, etc.) o que se presenten documentos erróneos.
- Solución: Haz un listado de los documentos a presentar y verifica que toda la documentación solicitada esté correctamente incluida y sea válida. Es recomendable realizar una lista de chequeo final para asegurarte de no omitir nada.
4. Presentar documentos sin firmar
- Error: Los documentos deben firmarse digitalmente y, a veces, se presentan sin firmar, con firmas manuales, con certificados caducados o no válidos o bien firmados por personas que no tienen poderes para ello.
- Solución: Revisa que tu firma digital no caduque próximamente y comprueba que todos los documentos están firmados por quien tenga potestad para ello.
5. Errores en la oferta económica:
- Error: Presentar una oferta cuyo precio excede el presupuesto máximo establecido en los pliegos o introducir erróneamente los valores de la oferta. En el primer caso es directamente motivo de exclusión.
- Solución: El presupuesto base de licitación opera como límite máximo del precio a ofertar por los licitadores. Asegúrate de que tu oferta económica no lo supera. Comprueba también que has introducido el valor correspondiente en cada apartado del anexo (base sin IVA, IVA a parte, precio total, etc...
6. Falta de coherencia entre los documentos técnicos y económicos:
- Error: Incluir en la oferta económica datos que no coinciden con la oferta técnica, o viceversa.
- Solución: Asegúrate de que los documentos técnicos y económicos sean coherentes entre sí. Por ejemplo, el presupuesto debe reflejar las especificaciones y recursos detallados en la propuesta técnica.
7. Contaminación de sobres por anticipación de información:
- Error: Incluir información de las ofertas en el sobre relativo al cumplimiento de requisitos previos o bien incluir información evaluable mediante fórmulas en el sobre correspondiente a información sujeta a valoración mediante un juicio de valor.
- Solución: Es importante tener claro los sobres que deben presentarse y qué información específica va a cada uno. En este sentido, no podemos ofrecer información de un sobre posterior en un sobre anterior. Un ejemplo típico es introducir en la memoria del sobre 2 o B (valoración mediante juicio de valor. la información de algún elemento que se valora en el último sobre, el sobre 3 o C, relativo a criterios automáticos (como el precio o el tiempo de respuesta, etc).
No obstante, no debería comportar una exclusión automática, sino que solo procedería excluir al licitador si con la información facilitada se ha producido un perjuicio real y no meramente formal y que menoscabe la objetividad de la valoración y la igualdad de trato.
8. No personalizar la oferta a la licitación concreta:
- Error: Entregar una información genérica y que no esté suficientemente adaptada a la licitación.
- Solución: Infórmate del órgano de contratación, de su actividad y de sus objetivos. Si puedes, solicita visita de las instalaciones. Si tienes dudas de información que no se ha facilitado, pregúntalo mediante el portal de contratación. Es importante que el órgano de contratación vea la conexión entre tu oferta y su contrato, y no un mero catálogo genérico. Aprovecha para destacar los aspectos que te diferencian de la competencia y que agregan valor a la contratación pública, tales como prácticas responsables, ahorro de costos a largo plazo o soluciones innovadoras.
9. No responder adecuadamente a los criterios de evaluación:
- Error: Algunas ofertas no abordan o explican con claridad cómo cumplen con los criterios de evaluación establecidos en el pliego.
- Solución: Si los criterios de adjudicación son suficientemente detallados e informan qué elementos se valoran, asegúrate de que en tu oferta constan todos estos apartados establecidos en los pliegos y facilita su identificación. A veces las mesas de contratación tienen que valorar muchas ofertas, por lo cual se agradece que se estructure la oferta igual que se plantea valorar el criterio de adjudicación. Ponte en su lugar, lo primero es que sea evidente dónde deben valorar cada aspecto puntuable.
10. No revisar antes de presentar:
- Error: No revisar de forma exhaustiva la documentación antes de presentar las ofertas para asegurarse de que no haya errores de forma o de fondo.
- Solución: Prácticamente todos los errores mencionados anteriormente son fácilmente detectables si se hace una revisión final antes de presentar. Se recomienda tener una checklist sobre los diferentes apartados para facilitar esta última revisión final que además puedes usar para pasársela a un asistente IA para que te ayude a revisar.
Evitar estos errores puede aumentar significativamente tus posibilidades de éxito en los procesos de licitación pública.
Ten en cuenta que la mesa podrá solicitar precisiones o aclaraciones sobre las ofertas presentadas, ajustes en las mismas o información complementaria relativa a ellas, siempre que ello no suponga una modificación de los elementos fundamentales de la oferta o de la licitación pública, en particular de las necesidades y de los requisitos establecidos en el anuncio de licitación o en el documento descriptivo, cuando implique una variación que pueda falsear la competencia o tener un efecto discriminatorio (artículo 176 LCSP).
Así, la corrección de errores u omisiones en la documentación relativa a la oferta, sólo es posible cuando no implique la posibilidad de que se modifique la proposición después de haber sido presentada.
No obstante, hay un deber de diligencia que pesa sobre el licitador al presentar su oferta, sin que exista obligación alguna por parte del órgano de contratación de solicitar subsanación de la oferta.
Esto significa que quien presenta la oferta tiene la responsabilidad de revisar cuidadosamente que su oferta esté completa, correcta y cumpla todos los requisitos exigidos en los pliegos del proceso. Y que el órgano que evalúa las ofertas no está obligado a avisarte ni darte la oportunidad de corregir errores o completar documentación si tu oferta tiene fallos.
Foto de John Schnobrich en Unsplash
