Carmen Lavado del Ajuntament de Sant Boi de Llobregat nos habla de su #marrónfavorito: la no siempre valorada pero muy presente ofimática para fomentar el trabajo colaborativo
El marrón: modernizar la ofimática del ayuntamiento
Bueno pues mi #MiMarrónFavorito, mi último marrón favorito porque en los casi veinticinco años que llevo en la administración pública os podéis imaginar que he vivido ya muchos marrones… el más reciente y que quizás recuerdo con más cariño porque el resultado ha sido bueno fue el siguiente.
Yo llegué al ayuntamiento de Sant Boi en febrero de 2020 como responsable de los sistemas de información y las primeras semanas siempre te dedicas a ver cómo están las cosas (pues cada casa es un mundo). Conforme iba revisando encontraba diferentes marrones: sistemas obsoletos… en concreto utilizábamos herramientas ofimáticas del año 2000!
Bueno pues un marrón más a solucionar y descubriendo otros marrones y marroncillos, llegó el gran marrón de la pandemia, sin herramientas digitales que facilitaran el teletrabajo, las reuniones telemáticas y demás… El de las herramientas ofimáticas que parecía pequeño resultó en este contexto no serlo tanto porque limitaba mucho el que la gente pudiera hacer su trabajo del día a día.
¿Cómo os enfrentasteis al marrón?
Juntar dos marrones para hacer un cambio sustantivo
Entonces junté los dos marrones el más grande y el más pequeño. Decidimos no evolucionar las herramientas ofimáticas tradicionales y pegar el salto a utilizar herramientas de trabajo colaborativo. Licitamos para tener herramientas ofimáticas que estuvieran siempre actualizadas y a la vez fueran herramientas que facilitarán el trabajo colaborativo y ganó Google Workspace.
El reto de la implantación a más de 800 profesionales que estaban acostumbradas a utilizar herramientas del 2000 podía ser un poco demasiado disruptiva para mucha gente que les iba a tomar por sorpresa en ese contexto y aconsejados por metodologías de Google definimos una estrategia de puesta en marcha con un despliegue gradual centrando la formación en los llamados “early adopters”, es decir personas con ya ciertas habilidades y sobre todo con una actitud positiva ante este cambio, para que luego fueran ellos los que acompañaran al resto de compañeros y compañeras a introducir las herramientas en su día a día.
El resultado del marrón: convertir la tecnología en un activo de cambio
Estoy muy contenta sobre todo por el cambio de la cultura de la organización hacia la transformación digital que ha supuesto este pequeño cambio.
Te das cuenta cuando no ya los compañeros de tecnología sino los compañeros de otros departamentos, te descubren nuevas funcionalidades que tú no habías tenido tiempo o necesidad de conocer y ves como progresa el uso de estas herramientas y el modelo de trabajo colaborativo en el día a día de la organización. La verdad es que ha tenido mucho impacto.
Como en todos los cambios hubo gente que enseguida lo adoptó, gente que entró más tarde pero dijo ostras qué bien que tengo estas herramientas para poder trabajar, gente que aún decía con el anterior correo electrónico era más fácil… pero ahora no se lo quites a nadie porque evidentemente el modelo ha calado.
¿Te volverías a enmarronar?
Por supuesto! No en todos de la misma manera porque el resultado final no siempre es feliz. Nunca sale todo perfecto, eso es una utopía, y seguramente con la experiencia siempre cambiarías algún detalle, pero en el marrón me volvería a meter seguro.
