El pliego de condiciones administrativas particulares (PCAP) es uno de los documentos más importantes que forman parte de un contrato público.
En él, junto con el pliego técnico, establecemos todas las bases que van a guiar el contrato, desde su preparación y adjudicación hasta su finalización.
Es, por lo tanto, un documento contractual que tiene un papel central en la contratación pública. Su carácter rígido implica que no se puede modificar una vez aprobado (sólo por error material, de hecho o aritmético).
Infografía resumen de recomendaciones para redactar el PCAP
Proponemos esta lista de buenas prácticas para la correcta elaboración del pliego de condiciones administrativas particulares (PCAP). Puedes descargarla en pdf y compartir en redes👇
Vamos a analizar algunas buenas prácticas para redactar bien el PCAP:
Personaliza los pliegos “tipo”
Es interesante elaborar unos pliegos de modelo propios de la organización para cada procedimiento y tipo contractual.
Algunas administraciones autonómicas o estatales publican y actualizan modelos de pliegos que pueden ser de ayuda para tener al día tus propios modelos de pliegos, como es el caso de la Junta de Andalucía, la Comunidad de Madrid o la Generalitat de Cataluña. Este es un instrumento de simplificación del procedimiento de contratación y todo lo que sea ahorrar tiempo es positivo.
No obstante, cada PCAP debe personalizarse con las características singulares de cada contratación. Para ello, es conveniente prestar atención a cada cláusula para ir repasando que la información que contiene es conforme a la memoria justificativa, al pliego de prescripciones técnicas, al procedimiento y al objeto contractual.
Por lo tanto, primer tip: personaliza a conciencia tu modelo de PCAP, cláusula por cláusula.
La base: la memoria justificativa
La memoria justificativa es el documento inicial del expediente de contratación que consiste en la justificación de la necesidad de contratación y la descripción de los elementos fundamentales del contrato. Si la memoria justificativa no está bien motivada o no está publicada, la licitación puede ser objeto de recurso especial en materia de contratación.
Este documento servirá de base para la elaboración del PCAP. Por lo tanto, es importante dedicarle tiempo y justificar bien cada apartado. No basta con enunciar las cláusulas, se deben justificar.
Ver Guía para redactar la memoria justificativa y modelo memoria justificativa
Y recuerda que, en caso de que haya una contradicción entre la memoria justificativa y el PCAP, prevalecerá este último.
Los criterios de solvencia
Los criterios de solvencia generalmente te vendrán predefinidos en la memoria justificativa, por lo menos los de carácter técnico.
Comprueba que sean proporcionales al contrato. Por ejemplo, no podemos exigir una solvencia económica de 1.000.000€ de volumen anual de negocios para un contrato de 150.000€. El volumen de negocios mínimo anual que exigimos no debe exceder de una vez y media el valor estimado del contrato, salvo casos justificados.
Los criterios de solvencia deben ser los requisitos mínimos que debe cumplir una empresa para poder presentarse a la licitación. Piensa en ello. ¿Qué nos interesa exigir como mínimo a una empresa para poder ejecutar este contrato? ¿Un volumen anual de negocios mínimo ¿Un seguro de responsabilidad civil? ¿El personal técnico que tiene? ¿O certificados de ejecución de objetos contractuales similares?
El principio de concurrencia es uno de los pilares de la contratación pública. Procura no ser demasiado restrictivo ya en “la puerta de entrada” a la licitación.
Finalmente, piensa en las empresas de nueva creación. ¿Cómo deberán acreditar la solvencia? Ten en cuenta que el art. 89.1.h LCSP establece que en los contratos no sujetos a regulación armonizada (SARA) no se podrá exigir la acreditación de la solvencia relativa a la ejecución de un número determinado de suministros. En este mismo sentido se aplica también en los servicios en base al art. 90.4 LCSP. Por lo tanto, en relación con la solvencia técnica, no se puede exigir una determinada experiencia a las empresas de nueva creación. En cuanto a la solvencia económica, el art. 60.3 de la Directiva 2014/24/UE permite a los licitadores que no tengan posibilidad de presentar referencias exigidas (como cuentas anuales de años anteriores), acreditar la solvencia económica mediante documentos distintos a los señalados en la ley, a criterio del poder adjudicador. Por lo tanto, el PCAP debe definir cómo puede acreditar la solvencia una empresa de nueva creación
Los valores económicos del contrato
Esto son los “números” del contrato, y con este concepto incluimos Valor Estimado del Contrato (VEC), Presupuesto Base de Licitación (PBL) y precio del contrato, que también vendrán definidos y justificados en la memoria justificativa del contrato.
Ver Guia paso a paso para elaborar PBL
Debemos revisar, a grandes rasgos, que:
- Se explica el sistema de determinación del precio del contrato y el método de cálculo aplicado.
- Se desglosan todos los costes que puedan ser imputables al contrato, incluyendo posibles modificaciones y prórrogas, IVA excluido. Los costes deben estar desglosados en directos, indirectos y otros gastos eventuales. Además, deben basarse en la normativa laboral vigente (y convenio colectivo, si hay). También debe dividirse por años por toda la duración del contrato.
- El PBL fija el límite máximo de gasto del contrato, sin incluir modificaciones y prórrogas, e incluye el IVA. También debe desglosarse por años por toda la duración del contrato.
- El precio del contrato no se fija en el PCAP, sino en el contrato, porque es el que resulta de la adjudicación y el que percibirá el contratista. Este valor incluye IVA en una partida independiente. Este es el concepto que se introduce en el sobre digital correspondiente. Procura que quede claro para los contratistas en el documento de proposición de oferta qué valor se debe introducir en cada caso. Un error de valor (por ejemplo introducir el precio con IVA cuando debía ir sin IVA) podría conllevar la exclusión del contratista por modificación de la oferta. Vale más dejarlo claro.
Los criterios de adjudicación
Los criterios de adjudicación son un apartado clave del PCAP.
El art. 131.2 LCSP establece que la adjudicación se realizará utilizando una pluralidad de criterios basados en el principio de mejor relación calidad-precio.
Por lo tanto, de entrada:
- Pluralidad de criterios: no basta con valorar un criterio, que suele ser el precio.
- Principio de mejor relación calidad-precio: debemos valorar tanto el precio como la calidad de la prestación del contrato.
Los criterios pueden ser automáticos, es decir, que se puedan valorar mediante fórmulas, o sometidos a juicio de valor.
En cualquier caso, debemos detallar siempre qué se puntuará, con cuántos puntos y cómo se valorará.
Los criterios de adjudicación deben estar vinculados con el objeto del contrato. Es decir, deben valorar realmente las proposiciones que sean mejores para la prestación del contrato. Se entiende que existe vinculación cuando se refiera o integre en la prestación del contrato. Por ejemplo, que la empresa disponga de un distintivo de igualdad o con una certificación de calidad ISO, per se, no tiene una relación directa con el objeto del contrato, sino que se refieren a la empresa en su conjunto. Esto no quiere decir que las certificaciones no puedan ser un criterio de adjudicación, pero sólo lo serán cuando estén realmente vinculadas al objeto contractual y así se acredite.
En cuanto a las mejoras como criterio de adjudicación, ten en cuenta que:
- Son prestaciones adicionales a las del pliego
- Pasarán a formar parte del contrato
- Deben estar especificadas, concretadas y ponderadas.
- Máximo un 2,5% de la puntuación
Finalmente, hay algunas especialidades según el procedimiento de adjudicación:
- En el procedimiento abierto y restringido, si se valoran más los criterios sometidos a juicio de valor que los automáticos, la valoración de los primeros la realizará un comité de expertos (art. 146.2 LCSP).
- En el procedimiento abierto simplificado, los criterios sometidos a juicio de valor no pueden superar el 25% de la puntuación o, en el caso de prestaciones de carácter intelectual, el 45% (art. 159 LCSP).
- En el procedimiento abierto simplificado abreviado, sólo pueden aplicarse criterios de adjudicación calculables mediante fórmulas automáticas (art. 159.6 LCSP).
- En los contratos de servicios del Anexo IV y en prestaciones de carácter intelectual, los criterios que valoren la calidad del servicio deben representar como mínimo el 51% de la puntuación (art. 145.4 LCSP).
Cláusulas sociales y ambientales
El primer artículo de la LCSP, en su apartado tercero, ya introduce la necesidad de que todas las contrataciones públicas incorporen criterios sociales y medioambientales relacionados con el objeto del contrato, garantizando así la mejor relación calidad-precio y mayor y mejor eficiencia en la utilización de fondos públicos.
Las cláusulas sociales y ambientales pueden ser tratadas tanto como requisito de admisión (criterio de solvencia), como criterio de adjudicación o como condición especial de ejecución o en ambas.
En función de cómo sean utilizadas, estaremos restringiendo más o menos la posible concurrencia de los proveedores que puedan cumplir esos criterios.
Por ejemplo, si incorporamos una cláusula ambiental muy exigente como criterio de solvencia, estaremos limitando mucho el acceso a la licitación y, por lo tanto, desfavoreciendo la concurrencia.
Por otro lado, si las incorporamos como criterios de adjudicación, recuerda que deben tener relación directa con el objeto del contrato. Por lo tanto, no podemos valorar como criterio de adjudicación una certificación ambiental si no justificamos su relación con la prestación contractual. En este caso, sería más oportuno incorporar la cláusula como criterio de solvencia.
Teniendo en cuenta que no es tan sencillo encontrar la manera adecuada de exigir cláusulas sociales o ambientales como criterios de solvencia y de adjudicación, un recurso utilizado habitualmente es el de incorporarlas como condición especial de ejecución (art. 202 LCSP).
Ten en cuenta el PPT
Junto con el PCAP, el pliego de prescripciones técnicas (PPT) es el otro documento imprescindible en toda licitación pública. También es un documento contractual y en él se plasman las características y requisitos técnicos de las obras, servicios o suministros que son objeto del contrato.
Entre otros elementos, incluyen niveles de calidad, medidas ambientales, necesidades técnicas, evaluación del rendimiento y de la conformidad, seguridad, instrucciones, procesos…
Es conveniente que el PPT sea elaborado por personal propio de la organización para asegurarse de que conoce bien la necesidad y el objeto del contrato. En caso de elaborarse con medios externos, conviene hacer una labor importante a posteriori para adaptar el documento a las características de la entidad y del contrato en concreto.
En lo que afecta a los redactores del PCAP, conviene revisar que el PPT no incluye cláusulas propias del PCAP, porque esto podría conllevar controversias y provocar confusión a las empresas licitadoras.
De acuerdo con el art.122 LCSP, es contenido del PCAP: criterios de solvencia, criterios de adjudicación, condiciones sociales, laborales y ambientales, condiciones especiales de ejecución, derechos y obligaciones de las partes, previsión de cesión y la obligación de cumplir las condiciones salariales.
Finalmente, revisa si existen condiciones técnicas que puedan ser restrictivas de la concurrencia y, en caso que sí, exige que se motiven debidamente.
