Los últimos años estamos asistiendo a una generalización de las fórmulas de racionalización de la contratación pública. Los dos principales instrumentos son los acuerdos marco y los sistemas dinámico de adquisición. Ambos ofrecen ventajas operativas, competitivas y económicas a las Administraciones Públicas.
Al tratarse de fórmulas relativamente nuevas y no estrictamente acotadas en la ley hay diferentes maneras de aproximarse a ellas. Creamos esta guía para ayudarte a entender si puedes utilizar alguna de las opciones, y cual de ellas utilizar.
Primeros pasos: frecuencia y previsión del contrato
La primera gran pregunta es saber a qué contratos podemos aplicar cualquiera de estas fórmulas. Para ello es conveniente hacer un listado de contratos de la organización, juntando tanto contratos realizados de los últimos años como contratos previsibles a futuro, como hacemos en los planes de contratación. Con este listado debemos hacer un par de preguntas:
- ¿Son contratos que se realizan de manera habitual? Si hablamos de contratos que se realizan de manera muy puntual o excepcional la racionalización no aporta una ganancia importante. Se puede racionalizar, pero hacerlo es un esfuerzo superior al beneficio que aporta. Así que, de momento, los contratos de uso ocasional los apartamos.
- ¿Se puede prever su contratación? Una segunda cuestión es si esas necesidades se pueden prever y hasta qué período puede hacerse. Un contrato puede realizarse una vez cada 2 años, pero puede ser que tenga que hacerse todas las veces en ese periodo. Si sabemos que un contrato se va a repetir en un periodo temporal dilatado que pueda tener cobertura por un acuerdo marco o un SDA, lo mantenemos.
Al finalizar esta fase debemos tener:
- Contratos que se repiten de manera frecuente y que se pueden prever
- Contratos que, aunque no se repitan muy a menudo, se pueden prever y gestionar
- Contratos que no se repiten de manera habitual, que no se pueden prever o que varían de objeto lo bastante para no poder agruparlos bajo el mismo contrato. Parte de estos serán objeto de contratos más convencionales, como el abierto o el menor, pero otros pueden tener una segunda oportunidad.
Cuestiones acerca del contrato
Con esta primera clasificación analizamos el objeto y las características específicas de los contratos y nos preguntamos las siguientes cuestiones.
- ¿Se puede definir bien el objeto del contrato? Esta es una cuestión importante. Si un contrato que se repite de manera frecuente y previsible tiene un objeto concreto y bien definido, es muy probable que el acuerdo marco sea la mejor opción. Si no es así, pasamos a la siguiente pregunta
- ¿Se pueden agrupar los contratos? Aquí empieza la parte divertida de “jugar” con los márgenes de la normativa. Los mecanismos de racionalización no impiden generar agrupaciones que faciliten tratar de manera conjunta contratos similares. Esto significa que muchos de los contratos que tenemos de un uso puntual o con periodicidad desigual pueden tener, o que se repiten pero puede que no tengan demasiada entidad (varios contratos más o menos parecidos, pero pequeños), podemos seguir adelante. Por lo tanto, recuperamos los contratos que se realizan frecuentemente con temáticas similares pero no idénticas y los que tienen usos puntuales pero pueden estar relacionados. Si podemos agruparlos de manera que tengan sentido (por ejemplo, por CPVs o por área geográfica, como define la LCSP) podemos seguir. Los que no cumplen estos criterios se quedan fuera de este proyecto de racionalización. Parte de la magia está en encontrar esos grupos que tienen sentido y abarcan los contratos cuya racionalización aporta más valor a la organización.
Con estas preguntas ya tenemos cuatro bloques de contratos.
- Contratos que no tiene sentido incluir en la racionalización por lo inhabitual o imprevisible de su naturaleza y que no tienen una cabida en los grupos que nos interesan
- Contratos que se repiten de manera frecuente y previsible y cuya temática está bien definida. Estos muy probablemente vayan a acuerdos marco
- Contratos que no tienen las características de un acuerdo marco pero que, de manera agrupada tienen cohesión y entidad suficiente a futuro para entrar en un Sistema Dinámico de Adquisición.
- Contratos que podrían entrar en un acuerdo marco o en un SDA según cómo los definamos o agrupemos. Sobre estos vamos a tratar en el siguiente bloque.
Cuestiones de procedimiento
Hemos hablado del futuro y del objeto del contrato, lo que ya nos permite clasificar bastantes contratos. Sin embargo, hay algunos que no tenemos claro que puedan ir a un lado u otro. Para este bloque tenemos las cuestiones relativas al procedimiento
- ¿Requiere una contratación inmediata? La primera pregunta nos aclara muchas dudas. Un acuerdo marco puede no requerir una segunda licitación por la definición del acuerdo o por tener un solo adjudicatario. Esto permite que su adjudicación sea inmediata. Si los contratos que tenemos en el alero necesitan una adjudicación inmediata, tenemos un contrato de acuerdo marco, dado que un SDA requiere al menos 10 días de licitación.
- ¿Lo gestionan diferentes unidades o servicios promotores? Una cuestión importante es que la frecuencia y diversidad de las categorías de un acuerdo marco son ideales para una gestión más autónoma de la contratación de lo que pudieran ser compras a través de acuerdos marco. Si necesitamos aportar autonomía en la gestión por cuestiones organizativas o territoriales, por poner dos ejemplos, un SDA será una opción más permeable.
¿Existe un mercado consolidado en torno al objeto o categorías? La última pregunta es si existe una oferta lo bastante rica y derivada como para que haya múltiples opciones y que sea interesante atraer empresas a lo largo de la vida del SDA. Si es así, esta es nuestra opción. Sin embargo, si hablamos de mercados pequeños o muy regulados con pocos oferentes, puede ser más interesante hacer un acuerdo marco que acoja los participantes necesarios en lugar de tener que mantener abierta la entrada durante toda la vigencia.
En resumen: 7 preguntas para elegir un SDA
Con todo esto ya deberíamos tener claro si nos interesa introducir esos contratos en un acuerdo marco o en un SDA. En todo caso, a modo de resumen, podemos dejar estas 7 preguntas.
- ¿Son contratos que se realizan de manera más o menos habitual por parte de la organización?
- ¿Las necesidades de compra pueden ser repentinas o imprevisibles a medio plazo?
- ¿Son contratos cuyo objeto es el mismo o varía relativamente poco?
- ¿Se pueden agrupar diversos contratos similares bajo una misma temática, CPV y/o zona geográfica?
- ¿Puede espaciarse un mínimo de 10 días entre que se manifieste la necesidad de hacer un contrato y su adjudicación?
- ¿Se beneficiaría de una gestión autónoma de diferentes unidades o servicios promotores?
- ¿Existe un mercado articulado en el que la entrada de competencia es posible y deseable a lo largo de la duración de la fórmula de racionalización?
Si la respuesta a estas 7 preguntas es que sí, tenemos claramente un contrato que puede ir a un SDA. Si no, siempre nos quedarán los acuerdos marco o fórmulas más puntuales.
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