Ver guía rápida con vídeos de primeros pasos del módulo de Control para el seguimiento de contratos en curso.
El módulo de Control de Gobierto Contratación te permite tener una visión completa del estado de todos los contratos en curso de tu organización, con lo que podrás:
- Obtener una panorámica general de los contratos en curso con indicadores y gráficos
- Identificar aquellos que están próximos a finalizar
- Clasificar aquellos que deben ser prorrogados o hay que licitar de nuevo
- Configurar alertas para el control de plazos (prórrogas, garantías, finalización...)
- Exportar la información en formatos reutilizables
Funcionalidades
- Visualización y búsquedas de todos los contratos (en curso, a renovar, finalizados…)
- Alertas personalizables (ej. contratos que van a finalizar en menos de 6 meses y que deben ser renovados)
- Historial de un contrato: reúne toda la información sobre la evolución de un contrato en un mismo lugar.
- Prórrogas: controla las prórrogas consumidas, las disponibles.
- Hitos de facturación: Define los hitos de facturación previstos, su % respecto al total adjudicado y su estado.
- Condiciones especiales de ejecución: Incorpora las condiciones especiales previstas (del catálogo de la organización) y control su cumplimiento.
- Modificaciones: Realiza el seguimiento de las modificaciones publicadas en PLACE y la correspondiente actualización de plazos, adjudicatarios, importe, margen de modificación prevista.
- Espacio del Licitador: Habilita un canal de comunicación con los proveedores para el seguimiento de tareas, condiciones de ejecuión e hitos de facturación.
- Consulta el roadmap y/o sugiere tus ideas para nuevas mejoras y funcionalidades.
Importación automática de contratos
Gobierto Contratación extrae automáticamente información de las plataformas de contratación, por lo que el grueso de tus datos estarán aquí sin que tengas que hacer nada. Si tienes contratos que todavía no subes a la plataforma (por ejemplo menores), podrás indicárnoslo para poder realizar una importación manual mediante un fichero CSV.
Cuando accedas a tu página de Control verás un indicativo en la parte superior derecha en caso de que haya nuevos contratos que se pueden importar. Si no aparece, es que no hay nuevos contratos pendientes por importar. A medida que se publiquen nuevos contratos en las plataformas de contratación, te irán apareciendo aquí para importar.
Si haces clic en Nuevos contratos para importar, podrás previsualizar los contratos que pueden ser importados y seleccionar aquellos que deseas importar. Una vez revisado, puedes hacer clic en el botón de la parte inferior derecha: Importar contratos seleccionados.
Si en algún momento has descartado importar algunos contratos, podrás recuperarlos repitiendo los pasos anteriores y luego pinchando en el botón "Previsualizar" los contratos previamente descartados.
Exploración de contratos
Dispones de dos modos para explorar los contratos: vista resumen y detalle.
- Resumen: cuadro de mando con indicadores, reportes y visualizaciones para tener una panorámica de todos los contratos. Tenemos el proyecto de crear un generador de informes que estará disponible próximamente.
- Detalle: tabla con los datos básicos de todos los contratos: código de expediente, objeto del contrato, presupuesto, fecha de finalización, prórrogas disponibles, estado. También puedes editar masivamente los contratos con una simple selección para, por ejemplo, asignar contratos a un departamento o responsable, modificar su estado, etc.
En ambos casos el contenido de las visualizaciones o la tabla depende de los filtros aplicados en la barra lateral, que describimos a continuación.
Filtros y Búsqueda
En la barra lateral dispones de una serie de filtros de búsqueda para que todas las personas en tu organización puedan consultar el estado de los contratos. Puedes utilizar los siguientes filtros:
- Texto libre: busca en el objeto del contrato y el código de expediente con un mínimo de 3 caracteres. Ej. “césped” o "2023/13"
- Departamento y Responsable: busca los contratos asignados a un área o departamento, y/o a una persona responsable.
- Adjudicatario: filtra por los contratos de acuerdo a su adjudicatario (uno o varios) buscando por nombre o NIF.
- Finaliza en: filtra por la fecha en la que finaliza el contrato, o distinguiendo entre contratos finalizados o no finalizados.
- Estado: filtra por los diversos estados disponibles en función de las decisiones tomadas sobre su renovación o no.
- Prórrogas: para filtrar aquellos contratos con prórrogas disponibles, consumidas, o sin prórrogas.
- Modificaciones: filtra por contratos que se ha definido que admiten modificaciones previstas o no, aquellos todavía sin definir y/o aquellos con modificaciones importadas de PLACE.
- Procedimiento y tipo de contrato
- Situación: puedes filtrar por algunas de las situaciones predefinidas a las que prestar atención (pendiente del preaviso de prórrogas, pendientes de liquidación, pendientes de devolución de garantía, etc.)
- Tag: puedes definir etiquetas personalizadas para clasificar los contratos. Para crear una etiqueta o aplicarla, debes seleccionar uno o varios contratos y seleccionar el menu "Tag" que aparecerá en la cabecera de la tabla, entonces escoger la etiqueta a aplicar o escribir para crear una nueva.
Los filtros son combinables entre sí, de modo que por ejemplo podrás filtrar por contratos asignados al departamento de Urbanismo, adjudicados al proveedor XYZ, que finalizan en menos de 12 meses, y que son de tipo Servicios.
Cada vez que aplicas un filtro se actualiza la URL, por lo que podrás compartir un enlace a la vista específica que estás viendo en un momento dado o crear una alerta para recibir notificaciones cada vez que haya nuevos resultados.
Ver vídeo sobre filtrar y editar datos de contratos.
Alertas
Puedes configurar una alerta para recibir una notificación cuando uno o varios contratos cumplan determinados criterios: por ejemplo, puedes crear una alerta que te avise cuando un contrato que Debe ser renovado, finalice en menos de 12 meses, y sea del departamento de Urbanismo.
Cómo crear una alerta
- Configura una búsqueda con los criterios que necesitas.
- Haz clic en el botón de la esquina superior derecha Crear una alerta.
- Define un nombre para la alerta, como deseas ser notificado, y la frecuencia.
Esta alerta estará disponible en la lista de alertas de tu organización para ser reutilizada por otras personas que quieran suscribirse a ella.
Ejemplos de alertas que puedes crear
- Contratos pendientes de decidir si deben ser prorrogados, que finalizan en menos de 12 meses (o 6 meses p.ej.).
- Contratos pendientes de decidir si deben licitarse de nuevo, del departamento de Urbanismo, que finalizan en menos de 6 meses, sin prórrogas disponibles.
- Contratos finalizados pendientes de devolución de la garantía.
Consulta la guía rápida para más ejemplos y vídeos de cómo crear alertas.
Flujo de Estados de un contrato
Gobierto Contratación propone un flujo de estados para los contratos en curso de acuerdo al ciclo de vida natural de un contrato.
Durante la vida del contrato los responsables designados podrán modificar ese "estado" en función de lo que se decida para cada caso:
"Se prorrogará", "Prorrogado", "Se licitará de nuevo" o "No se renueva / No se prorroga".
Pueden modificar ese estado, editando cada contrato (desde su ficha) o de forma masiva, seleccionando los contratos a modificar y escoger el estado que se quiera asignar en el menu que aparecerá en la cabecera de la tabla.
Posibles estados
- Cuando un contrato está formalizado, entra en el sistema clasificado con el estado: "Renovación sin definir".
- Para los contratos con prorrogas disponibles el responsable deberia decidir si "Se prorrogará" o "No se renueva / no se prorroga" o "Se licitará de nuevo" modificando el estado según el caso.
- Una vez comunicado el preaviso de la prórroga deberia modificarse el estado a "Prorrogado" y registrar esa prorroga en la ficha del contrato (con la fecha del preaviso, inicio/fin de la prorroga).
- Cuando un contrato no dispone de prorrogas y se acerca a su fin el responsable deberia decidir si "Se licitará de nuevo" o "No se renueva / no se prorroga".
- Un contrato puede clasificarse en cualquier momento como "Terminado" o "Anulado". Cuando un contrato No se renueva, pasará a Cerrado → Terminado una vez llegue su fecha de fin.
Consulta la guía rápida para ver ejemplos y vídeos de la gestión de prórrogas y renovaciones.
Ficha de un contrato
Gobierto Contratación te permite visualizar una ficha de cada contrato en curso, así como registrar determinada información sobre el mismo.
Ficha de un contrato
En la ficha de un contrato se pueden consultar sus datos básicos: objeto, estado, procedimiento, tipo, código de expediente, fecha de licitación y adjudicación, duración, presupuesto base e importe de adjudicación, así como el adjudicatario. También se puede acceder a una ficha de la licitación y adjudicación en la herramienta de Buscador global.
Al margen de esta información “oficial”, se pueden visualizar los atributos específicos de la herramienta de Control de Gobierto Contratación:
- Estado
- Prórrogas
- Modificación de fechas de inicio/fin y duración del contrato
- Historial
- Comentarios y documentos
- Tareas (para seguimiento de hitos de control p.ej.)
- Condiciones de ejecución
- Hitos de facturación
En este apartado se irán incorporando otras funcionalidades para cubrir el día a día de la operativa del control de los contratos en curso.
Exportación de datos
Desde la vista tabla puedes exportar en formato CSV todos los datos que estés visualizando en ese momento. Es decir, que puedes descargar todos los contratos que tengas en el sistema, si no aplicas ningún filtro, o puedes descargar un conjunto de datos determinado (ej. contratos Finalizados, que hayan finalizado en 2020).
Dispones del enlace de descarga en la esquina superior derecha de la tabla. Cuando hagas click, el navegador se descargará un fichero CSV que puedes guardar en tu equipo.
Podrás editar este fichero con una hoja de cálculo para reordenar las columnas, eliminarlas, completarlas, e incluir estos datos en otros documentos o aplicativos.
Con esta funcionalidad podrás preparar tus datos para los distintos organismos a los que hay que rendir cuentas. Si te gustaría disponer de formatos específicos, escríbenos a abre@gobierto.es.
