SILME: Elaboración de un plan estratégico de forma colaborativa

Populate ha facilitado la elaboración colaborativa del plan estratégico de SILME

¿Cuáles deben ser las prioridades y objetivos de una empresa que nació hace 30 años para proveer servicios informáticos a entidades públicas? ¿Cómo podemos involucrar a todos los empleados e interesados-afectados por la empresa en el proceso de definición?

Estas eran las peticiones con las que SILME1 llamó a nuestra puerta (junto a otras 3 puertas más en su ronda de petición de propuestas).

No somos un referente en la elaboración de planes estratégicos - aunque en nuestras vidas pasadas como consultores de negocio y digital hemos hecho cosas equivalentes. En la propuesta les contamos como enfocaríamos el proyecto: no elaboraríamos el plan si no que diseñaríamos un proceso para que emergiese, mediante actividades enfocadas a entender las necesidades, carencias, éxitos y buenas prácticas actuales. Este es un extracto de la propuesta que les enviamos:

Además, se plantea que la facilitación del plan estratégico introduzca algunas reflexiones en la organización:

  • sentando las bases para la mejora del desempeño de la organización al poner en común y alinear objetivos, indicadores e instrumentos
  • permeando una cultura de la planificación en la organización, pero sin convertirlo en otro proceso burocrático más
  • involucrando a más agentes, pero sin entorpecer la gestión del proceso por ello
  • enriqueciendo los resultados con ideas de más personas
  • haciendo más eficiente los procesos (identificación, priorización...)
  • mejorando la satisfacción del personal de la organización al sentirse partícipes de un proyecto común

El objetivo es que planificar (seleccionar objetivos, diseñar instrumentos, medir con indicadores y vuelta a empezar) se convierta en un proceso estimulante para los miembros de la organización. Se parte de algunas premisas:

  • la organización ya está haciendo cosas (usando instrumentos, ejecutando proyectos). Especialmente en el caso de SILME, la actividad desarrollada ha sido exitosa, por que se trata de recapitular todos los aprendizajes
  • hay que definir objetivos, y/o alinear proyectos con objetivos existentes
  • hay que definir indicadores asociados a los objetivos que nos ayuden a medir la efectividad de nuestros instrumentos
  • hay que definir instrumentos que respondan a los objetivos y que encajen con los indicadores

El proceso arrancó con una batería de entrevistas en profundidad con distintos perfiles tanto de SILME como de los ayuntamientos y Consell y encuestas al total de empleados y afectados-interesados. Después de esta primera parte emergieron una serie de puntos relevantes:

  • Posicionamiento de SILME y su evolución (empezaron hace 30 años): ¿cuál era la identidad de la organización cuando arrancó, y cómo ha evolucionado? ¿cómo perciben los “clientes”2 a SILME, cuáles son sus expectativas?
  • Comunicación: diferencias de percepciones entre empleados, “clientes”; fricciones en la comunicación interna e intermedia
  • Cuestiones organizativas: ¿están los roles profesionales adaptados a la -variada- cartera de servicios?

Fuimos compartiendo conclusiones preliminares con el equipo directivo y con todo este trabajo inicial dimos forma el encuentro presencial para trabajar con todos los implicados para definir cuáles deberían ser esos objetivos a perseguir en los próximos años, una vez que se había realizado un diagnóstico de la situación y se había validado con todos los participantes.

Durante el encuentro presencial3 se plantearon distintas dinámicas para abordar de forma conjunta aquellos temas que se habían considerado prioritarios y se crearon distintos grupos de trabajo. Previo al encuentro se envío a los participantes una “guía de uso” del encuentro. Aquí una muestra:

El encuentro se cerró con una recapitulación de las conclusiones a las que se había llegado en cada una de las actividades y grupos de trabajo, respecto a los objetivos más prioritarios y de medio plazo, así cómo los proyectos a utilizar para materializar esos objetivos. Como punto final cada grupo hizo una presentación a todos los participantes de los proyectos que se plantearon.

Después del encuentro presencial se ha realizado un trabajo de consolidación de las propuestas. Se ha elaborado un borrador del plan que se ha validado con una encuestra entre todos los participantes. Y el documento sigue su rumbo a su aprobación final.

¿Merece la pena hacer un plan estratégico?

Cuando haces un ejercicio de este tipo es fácil acabar haciendo un brindis al sol, planteando objetivos demasiado ambiciosos o poco realistas, generando un plan que en la práctica no se ejecutará. Durante el transcurso del proyecto desde Populate hemos tratado de proponer un equilibrio entre lo posible y lo ideal: marcando objetivos ambiciosos para que se movilicen fuerzas en esa dirección, pero manteniendo el horizonte de lo que realista.

Más allá de la implementación del plan a lo largo de los próximos años, el propio proceso ya ha aportado valor:

  • se ha conseguido generar una reflexión colectiva sobre el futuro de la empresa
  • han emergido fricciones que se sabe que están ahí, pero que por la inercia del día a día no te paras a cuestionar o solucionar
  • se ha reflexionado sobre la necesidad de evolucionar y actualizar la identidad y la cartera de servicios de la empresa
  • se han establecido unos objetivos de forma común

Por nuestra parte, este es uno de los proyectos que más hemos disfrutado este raro 2020.

SILME, caso de éxito

A veces tendemos a pensar que lo público es lento, ineficiente y caro. Pero como en cualquier ámbito, hay organizaciones públicas de todo tipo. Las hay efectivamente lentas y malas, pero hay otras que con poquísimos recursos hacen mucho. Es el caso de SILME. Han conseguido crear un equipo humano muy eficiente, que con la combinación de desarrollo de software propio, compra a terceros y uso de herramientas open source. Algún día su historia debe ser contada con más detalle como un ejemplo de organización pública con compromiso, eficiencia y economía máxima en el uso de resultados.

También merece la pena analizar su caso para reflexionar sobre los perfiles profesionales de una organización pública a día de hoy. Esto, en una próxima entrega ;)

  1. SILME es la empresa de informática local de Menorca. Da servicio al Consell Insular (la Diputación isleña) y a los ayuntamientos de la isla. Nació hace más de 30 años para dar servicio de forma mancomunada a las administraciones públicas de Menorca. Hoy en día está formada por 25 personas que desarrollan aplicaciones, instalan y gestionan aplicaciones externas y webs, gestionan servidores, red de telecomunicaciones, dan soporte funcional en áreas como contabilidad o nóminas… 

  2. Lo ponemos entre comillas porque los socios de la empresa (ayuntamientos y Consell) son los “clientes a los que se da servicio, por lo que no son clientes unicamente en el sentido tradicional. 

  3. El encuentro presencial sucedió en un lugar muy apropiado para estos tiempos pandémicos: El Lazareto de Menorca - un lazareto es un lugar aislado utilizado “para enfermedades como la lepra, la tuberculosis o la fiebre amarilla, y se solían instalar en los puertos de las grandes ciudades costeras para tener en cuarentena a las embarcaciones o personas procedentes de otros países contaminados o sospechosos de contagio”. 

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