Conversaciones CNIS: Magda Lorente (Diputación de Barcelona)

El valor añadido de la transformación digital es mejorar la organización y planificación en la gestión

El pasado 3 y 4 de marzo tuvo lugar en La Nave de Madrid el décimo Congreso CNIS, el principal congreso sobre innovación y transformación digital en administraciones públicas. Desde Gobierto aprovechamos para realizar una serie de entrevistas con personas clave en torno al gobierno abierto, planificación, datos…

Magda Lorente, Jefa de Sección de Asistencia a Sistemas de Información Local · Diputación de Barcelona

Las PYMEL (pequeñas y medianas entidades locales) se encuentran en pleno proceso de transformación digital, pero tienen dos características muy positivas para afrontar este reto: la dimensión y el carácter horizontal. “Esta estructura permite que al final los procesos de transformación digital se gestionen alrededor de la mesa del pleno, entonces impulsar cambios es más fácil porque no tienes que contar con distintos departamentos”.

El rol de las entidades supramuniciapales consiste en funcionar como impulsores para innovar y generar conocimiento ante la falta de recursos de algunas entidades. Para esto la Diputación de Barcelona utiliza metáforas, por ejemplo la alegoría de una caravana del conocimiento al que “los ayuntamientos pequeños se enganchan muy fácilmente y hacen propia esta dinámica”.

¿Cual es la importancia del liderazgo y la cohesión de equipo en estos procesos? “El liderazgo nos permite que los empleados se sientan identificados con un capitán que les permite crear los espacios tanto físicos como virtuales, como el momento para poder engancharse a esta dinámica de transformación digital” en cuanto a la cohesión “es necesaria para contar con todos los trabajadores públicos, no solamente son procesos verticales, son procesos transversales y tenemos que encontrar estos momentos”.

Este proceso también afecta a la planificación porque “inicialmente cuando empezamos este proceso lo que ven los ayuntamientos es un gestor de expedientes y es cumplir con la ley. Yo creo que el valor añadido que les puede dar esta transformación digital justamente es dar respuesta a algo que realmente les agobia, que es la falta de organización, de planificación a la hora de gestionar el trabajo”. “Esto va mucho más allá de la gestión del proceso administrativo ya que implica poner en marcha un modelo de trabajo con nuevas formas de relacionarse, de documentar, de establecer las prioridades, y es lo que nos da esta cobertura de transformación digital mucho más allá de lo que sería poner en marcha un gestor de expedientes”.

La metodología de transformación digital para entidades locales debe “empoderar a los trabajadores” para “saber qué es lo que tienen que hacer en cada momento y cual es la tecnología que tienen a su disposición, por eso es tan importante el método previo a la tecnología porque si no nos dejamos arrastrar por esta última”.

El proceso de innovación varía dependiendo del tamaño del municipio. “Cuando lo implantamos en ayuntamientos de menos de tres mil habitantes creamos grupos de implantación de cuatro ayuntamientos que territorialmente están cercanos y que tienen características similares” con esto consiguen crear unas dinámicas de grupo que conforme avanzan en el proceso juntos se apoyan mutuamente. “Después entre las propias diputaciones hay otro nivel de colaboración para hacer evolucionar estos instrumentos de gobernanza de la información”.

¿Qué significa el proceso de implantación vivo? “Todo lo que nos reportan los ayuntamientos lo intentamos incorporar en nuestros procesos de trabajo, de hecho cuando acabamos la implantación preguntamos a los ayuntamientos como las personas se han sentido durante todo el proceso y que es lo que cambiarían”; esto implica cambiar parte de la metodología de implantación para ajustarla más a las necesidades de los ayuntamientos. Aún así queda mucho por hacer para “cerrar el círculo” y que de verdad “todas las empresas y ciudadanos consigan relacionarse electrónicamente con su ayuntamiento todavía queda mucho por hacer”.

SETDIBA es el servicios de apoyo para la transformación digital mediante un conjunto de servicios de administración digital que ofrece la Diputación de Barcelona a los ayuntamientos de menos de 5.000 habitantes y las entidades municipales descentralizadas de la provincia.

SeTDIBA es un sistema maduro de informacioń en constante evolución. “Tenemos sistematizado buena parte de los instrumentos que nos permiten, a partir de aquí, construir servicios, y yo creo que el siguiente reto es automatizar en el portal de transparencia y hacer que sea transparente toda esta mecanización de la información”.

¿Qué supone la cultura de los datos abiertos a una diputación? “Analizar qué datos se necesitan si queremos construir una sociedad mejor, es decir, por ejemplo en clave de Objetivos de Desarrollo Sostenible, e incorporarlos en el núcleo de los sistemas de información”. “Actualmente ese análisis no se está haciendo pero no es un problema solo de las PYMEL sino que también es un problema de las administraciones en general: tenemos muchos datos, recogemos muchos datos pero hay poca reflexión sobre qué datos necesitamos para construir una sociedad mejor, y aquí las diputaciones tiene un reto para ayudar a las entidades locales”.

La virtud de lo invisible, “hacer transparente desde el punto de vista de que no noten que existe todas las obligaciones de mecanización, de recogida de datos, es decir, tenemos que aligerar la carga en los municipios con muy poco personal y pocos recursos”.

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