Una herramienta para facilitar el proceso de planificación

Haciendo de la planificación un ejercicio colectivo
Siguiendo nuestra linea de reflexionar en voz alta sobre las cosas en las que estamos trabajando, compartimos en este post algunas ideas sobre un eventual producto.

A todos nos encanta que los planes salgan bien. Probablemente no solo por conseguir el objetivo, si no por conseguir el objetivo que se había planeado. Pero planificar bien es un arte complejo: empezando por elegir lo que se debe hacer, definir cómo se quiere conseguir, y acertar con la medición de los resultados.

Gobierto Planificación es nuestra herramienta para publicar y hacer seguimiento de planes. Hace muy sencilla la publicación y la visualización, pero a raiz de conversaciones con algunos de los usuarios de Gobierto ha surgido un reto: ¿Podemos facilitar no solo la publicación sino también la creación del plan? Y además: ¿convertirlo en un proceso colaborativo?

El reto: facilitar y mejorar el proceso de creación de planes

¿Cómo se puede conseguir que planificar (seleccionar objetivos, diseñar instrumentos, medir con indicadores y vuelta a empezar) se convierta en un proceso estimulante para los miembros de la organización?

Gobierto Planificación pretende facilitar y mejorar el proceso de creación de planes:

  • sentando las bases para la mejora del desempeño de la organización al poner en común y alinear objetivos, indicadores e instrumentos
  • permeando una cultura de la planificación en la organización, pero sin convertirlo en otro proceso burocrático más
  • involucrando a más agentes, pero sin entorpecer la gestión del proceso por ello
  • enriqueciendo los resultados con ideas de más personas
  • haciendo más eficiente los procesos (identificación, priorización…)
  • mejorando la satisfacción del personal de la organización al sentirse partícipes de un proyecto común

Convirtiendo el proceso de planificación en un juego colectivo

¿Cómo se podría convertir la creación de un plan en un proceso amigable para los implicados, que no resulte tedioso, y que fomente la colaboración en un entorno visual atractivo? Exploramos algunas ideas.

Partimos de algunas premisas

  • la organización ya está haciendo cosas (usando instrumentos, ejecutando proyectos)
  • hay que definir objetivos, y/o alinear proyectos con objetivos existentes (ej. ODS)
  • hay que definir indicadores asociados a los objetivos que nos ayuden a medir la efectividad de nuestros instrumentos
  • hay que definir instrumentos que respondan a los objetivos y que encajen con los indicadores

En su forma actual Gobierto Planificación te permite publicar y gestionar el seguimiento de un Plan. Pero no está pensado para facilitar la ideación y definición de un plan. Actualmente resolvemos el tercer paso: el de la Ejecución del plan.

Nos proponemos crear un entorno para la ideación y creación. ¿Cómo? Con un conjunto de misiones que los participantes deben ir completando. Se pueden completar de forma individual o en grupos de trabajo, proyectando la pantalla y participando todos en la misión.

Ejemplos de misiones

  • identificar los instrumentos que estamos utilizando actualmente (inventariar proyectos)
  • proponer los objetivos que deberíamos perseguir como organización
  • identificar los objetivos (existentes, ej. ODS) que conectan con nuestros instrumentos
  • priorizar los instrumentos que hemos definido
  • proponer los indicadores que nos permitirán medir nuestros objetivos
  • concretar (detallar) los instrumentos que formarán un plan

Un administrador puede configurar y asignar las misiones a grupos de usuarios. Un grupo es el conjunto de personas del servicio/departamento/organización que tienen competencia sobre temas determinados.

En cada misión se define si la participación es sobre todos los temas, o sobre los temas particulares de ese grupo. Las misiones tienen fecha de comienzo y final, el usuario gana puntos por su participación, hay un ranking de usuarios más activos.

A continuación os dejamos algunas pantallas de cómo podría funcionar este nuevo entorno (son prototipos que omiten muchos detalles). También puedes descargarte el documento con la presentación completa.

¿Te interesaría una herramienta como esta? Nos encantará hablar contigo para informar mejor las decisiones de diseño.

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