El #marrónfavorito de Chiara Camarón (@CamaronChiara)y Eider Sarria (@sarria_eider), del ayuntamiento de Leioa tiene que ver con el expediente electrónico, los procesos internos y el contrato menor.
El marrón: la digitalización del ayuntamiento
Nuestro marrón favorito es la digitalización del ayuntamiento, específicamente la implementación del expediente electrónico, la optimización de los procesos internos y la gestión de los contratos menores.
¿Cómo os enfrentasteis al marrón? Evitando trasladar acríticamente inercias de lo analógico a lo digital
En 2017, cuando llegó la licitación del gestor de expedientes electrónicos, no participamos en la licitación y tampoco había un liderazgo claro para pivotar y pilotar el proyecto. Por lo tanto, decidimos incorporarlo como una línea estratégica dentro de un proyecto mayor que se llama el proyecto Leioa Hurbil, que es el proyecto tractor del cambio en el seno de la organización. Empezamos a trabajar en la implantación de la Administración electrónica parametrizando plantillas, simplificando procesos, eliminando cargas burocráticas superfluas y buscando sinergias entre las áreas.
Antes de la implantación, dimos a la organización estas plantillas para que se familiarizaran con ellas y comenzaran a trabajar con ellas. Uno buen ejemplo fue el proceso de estandarización de la contratación menor para adaptarlo a los requisitos legales con lo que se logró una gestión muy ágil a pesar del incremento burocrático que imlicaba el cambio.
Salimos en enero de 2020 con la implantación completa y aunque el primer mes fue complicado en el contexto de la pandemia, el proceso de implantación se convirtió en una gran oportunidad para la organización reconocida incluso como caso de éxito de digitalización en el contexto de la crisis covid19.
El resultado: convertimos un marron en una gran oportunidad
La digitalización del ayuntamiento y la implementación del expediente electrónico se convirtieron en una clave de éxito en el informe de gestión de la crisis COVID-19, ya que nos permitió mantenernos abiertos 24/7 y continuar trabajando a pesar de las restricciones. También logramos optimizar la gestión de los contratos menores, generando sinergias entre las áreas y evitando duplicidades.
¿Te volverías a enmarronar?
Sospecho que si. Seguro vaya. Es importante el valor que puede aportar una área tan transversal como secretaría-intervención en proyectos que afectan al conjunto de la organización. De hecho ya estamos enmarronadas en un nuevo reto de la integración de servicios sociales de nuestro ayuntamiento.
