Lo último que haremos en este blog es dar consejos mágicos o recetas ilusorias sobre estrategias comerciales.
Pero después de nuestra experiencia como adjudicatarios, procesar toneladas de datos sobre contratación, y observar y analizar muchos datos de adjudicaciones, precios e informes de valoración de licitaciones, nos atrevemos a recomendar algunas cuestiones a tener en cuenta para sacar más partido a la inversión que supone participar en una licitación pública.
Si son tus primeras licitaciones
Si eres nuevo licitando o solo has ganado algunos pocos contratos estas son algunas de las cosas que a nosotros nos hubiese gustado saber / hacer cuando empezábamos. También son temas que hemos observado que despiertan las mayores dudas o miedos en aquellos que empiezan.
Entiende en qué licitaciones podrías participar / tener posibilidades
Te habrás cruzado con titulares grandilocuentes sobre los muchos millones que se licitan y que por tanto podrías ganar. Y no hacen falta titulares, solo mirar por la ventana: a fin de cuentas nuestro estado del bienestar nos guste o no se basa en un gasto público muy importante que despliega multitud de cosas de las que disfrutamos en nuestro día a día (carreteras, parques, salud, educación... sobre los gastos superfluos de la administración ya hablamos otro día...)
Antes de lanzarse a licitar es importante entender algunas cuestiones clave respecto a la valoración de las ofertas y los requisitos de solvencia, para saber cómo te van a evaluar, y en qué licitaciones podrás participar.
Cómo resumen:
- El precio pesa mucho. Si no vas a poder ofrecer precios como los de las adjudicaciones existentes, igual no tiene sentido que te metas a competir.
- Para participar en un contrato de 1M € tendrás que poder demostrar que 1) has facturado en total un importe similar (en un año reciente) y 2) has hecho proyectos similares por un importe similar (un 70% de la anualidad media del contrato)
Un poco más de detalle en los siguientes epígrafes.
Valoración de ofertas: Criterios objetivos vs. subjetivos
Más allá de los contratos menores, que son de adjudicación directa, o los negociados, que son por invitación, los procedimientos más habituales son los abiertos en sus distintas modalidades, y fundamentalmente tienen dos tipos de criterios:
- objetivos: evaluables mediante fórmulas. Casi siempre, será el precio. También suelen incluir otros como años de experiencia del equipo, mejoras en el tiempo de resolución de incidencias, certificados de aptitudes... pero a lo que se le suele dar bastante peso es al precio
- subjetivos: evaluables mediante juicios de valor (valoración de expertos)
Los criterios objetivos suelen pesar al menos la mitad en la valoración.
Las fórmulas utilizadas para la asignación de puntos para el criterio económico provocan que pequeñas diferencias en precio supongan una gran diferencia en puntos: es decir, que en la mayoría de procedimientos si no consigues ofrecer el mejor precio, no será fácil que consigas ganar.
Esto, como es de esperar, provoca que las empresas apuren mucho en precio.
Hay algunos procedimientos (que van ganando peso por su velocidad de tramitación y evaluación debido a los menores requisitos administrativos, como los abiertos simplificados abreviados) que solo pueden utilizar criterios objetivos.
En los abiertos simplificados pueden no utilizarse criterios subjetivos, y si se utilizan solo podrán pesar un 45%. Es decir que de nuevo en estos casos el precio es muy definitorio.
Más información en nuestro artículo sobre criterios de valoración.
Solvencia
En las licitaciones se requiere que los aspirantes demuestren su capacidad para cumplir el contrato a través de dos tipos de solvencia: técnica y económica.
La solvencia técnica implica probar la habilidad para realizar lo solicitado en el contrato. Esto puede demostrarse mediante certificados de proyectos similares, currículums del equipo, detalles de su participación en proyectos específicos...
La solvencia económica se verifica con las cuentas anuales, exigiendo una facturación mínima en los últimos tres años que sea equivalente al presupuesto del contrato y, en algunos casos, un volumen mínimo de facturación en contratos parecidos al que se está licitando.
Más allá de este panorama general, en cada licitación se define con detalle lo que se exige.
Más información en nuestro artículo sobre requisitos de solvencia.
Invierte esfuerzo en analizar antes de licitar
Antes de lanzarte a tu primera licitación, invierte esfuerzo en analizar tu mercado: qué se está licitando, precios, competidores.
Identifica licitaciones que por precio y solvencia técnica podrías haber ganado y a estudiar - revisa sus pliegos y documentos para:
- entender qué tipo de requisitos técnicos suelen exigir
- familiarizarte con los criterios de valoración: precio, experiencia del equipo, certificaciones exigidas...
- consultar las actas de valoración de las licitaciones, especialmente de aquellas que contemplan criterios de valoración subjetivos (juicios de valor, que irán sobre una memoria que los licitadores han de redactar): aquí podrás aprender muchísimo sobre cómo se evalúa una licitación.
Todo esto te ayudará a ganar perspectiva sobre tus posibilidades reales.
Puedes consultar nuestra guía: cómo buscar licitaciones públicas.
Pierde el miedo a la burocracia
Licitar es un auténtico rollo (y da miedo pensar en la cantidad de horas/persona que se van en trámites que se podrían hacer x10 más eficientes).
Pero siempre es igual. Al principio es complicado entender todo lo que se solicita pero una vez que lo has hecho es sencillo, aunque tedioso. Fundamentalmente para presentarte a una licitación tendrás que aportar este tipo de documentos (todo se detalla en los pliegos de cada licitación):
- DEUC
- Declaraciones responsables variadas
- Oferta económica y otros criterios objetivos
- Si se valoran criterios subjetivos: memoria
Luego, si vas a ganar (te proponen como adjudicatario) como requisito para la formalización tendrás que aportar más documentación que acredite tu solvencia, capacidad de obrar, más declaraciones responsables, constituir la garantía...
Estudia, le sacarás partido
La conclusión de muchos de estos puntos es que pensamos que tiene sentido "estudiar" un poco antes de lanzarse a licitar.
En Gobierto ofrecemos un curso gratuito de introducción a la contratación pública, y tenemos mucho material en nuestro Glosario de contratación pública.
Si ya tienes experiencia
Si ya has ganado algunas o muchas licitaciones, la experiencia te habrá ido enseñando el tipo de cosas que merece la pena mirar más de cerca.
Analiza a tus competidores
Saber cómo son y cómo se comportan tus competidores es una información muy valiosa. Por suerte en contratación pública podemos ver bastantes cosas sobre los adjudicatarios: qué han ganado, con qué clientes, qué precios han ofertado...
Además, en Gobierto Contratación estamos creando la funcionalidad de Quién se ha presentado, que extrae de forma automática quién se ha presentado a una licitación, por lo que podrás analizar no solo quién ha ganado si no también al resto de licitadores.
Cómo hacerlo
Haz una búsqueda del ámbito que te interesa (palabras clave, CPVs, o combinación de estos y otros criterios) y filtra por Informe o la nueva visualización de Adjudicatarios.
Analiza las actas de valoración de licitaciones de tu sector
Además de ver los datos cuantitativos de un vistazo, invirtiendo más esfuerzo puedes aprender mucho sobre donde destacan o de qué pié cojean tus competidores. En muchos casos los adjudicadores publican bastante información en los informes de valoración de criterios subjetivos como memorias técnicas.
Podrás ver qué les han valorado positiva o negativamente, donde se han quedado cortos, donde han brillado, y compararlo con tu producto o servicio.
Cómo hacerlo
Haz una búsqueda del ámbito que te interesa, filtra por adjudicaciones, y consulta los documentos de aquellas que te interesan.
Con nuestro visor de documentos podrás realizar subrayados y anotaciones que compartir con tu equipo.
Entender los posibles competidores y posibles bajas de una licitación determinada
Cuando estás valorando presentarte a una oferta, hay que elegir el % de baja que realizarás, que en mayor o menor medida siempre tendrá un peso relevante en la fórmula de valoración.
Cómo hacerlo
Puedes consultar a mano los adjudicatarios de contratos similares para recopilar las bajas que han realizado y tener una idea de qué podrán hacer en esta.
O también puedes utilizar la funcionalidad de Tender Intelligence de Gobierto Contratación, que para una licitación determinada te muestra qué ha ocurrido (% baja, nivel de competencia) en licitaciones similares, quién las ha ganado, y qué bajas ha hecho cada empresa de forma histórica y reciente.
Más información: Tender Intelligence: posible competencia y bajas
Monitoriza contratos que finalizan próximamente
Hay determinados servicios o suministros que probablemente necesiten continuidad una vez el contrato actual y sus prórrogas finalicen. Esto te puede servir para presentar tus credenciales al adjudicador correspondiente y aprender sobre los proyectos futuros.
Cómo hacerlo
Puedes filtrar por la vista Contratos que finalizan en un resultado de búsqueda, o acceder al informe de Contratos que finalizan que te permitirá ver un resumen por año y CPV, adjudicador o adjudicatario, además de acceder al detalle de cada combinación.
Te dejamos la guía sobre Contratos que finalizan en Gobierto.
Y te dejamos otros recursos que te podrán ser útiles:
