Ya sabemos para qué sirve un plan de contratación y qué información tiene que contener. Ahora “solo” nos queda localizar todos esos contratos y generar toda esa información para poder hacer un plan. Esta es la parte más compleja e importante del proceso. ¿El mayor reto? Anticipar necesidades de contratación para un periodo a lo largo del tiempo y conseguir recopilar toda la información necesaria para armar nuestro plan.
Este tema, junto con otros relacionados los tratamos en el webinar sobre planificación de la contratación pública que hicimos en colaboración con el ITICP con Bernabé Palacín y Consuelo Doncel y que puedes ver aquí. Además, puedes al final de este post puedes solicitar nuestra "Guía práctica para crear y gestionar planes de contratación"
Planificando por fases
La primera cuestión es organizar las tareas de planificación para poder iniciar el trabajo. La administración a lo largo de un año aglutina contratos que abarcan desde necesidades ineludibles a proyectos estratégicos, pasando por contratos que son necesarios pero no siempre evidentes. Una buena distribución de tareas permite evitar mareos, desengaños y malos entendidos. Procederemos de la siguiente manera:
Revisión de los contratos en curso
Un primer trabajo es ver los contratos en curso y clasificarlos en los siguientes bloques:
- Contratos que seguirán vigentes el año que viene. Estos los dejamos en paz
- Contratos que terminan el año que viene y son susceptibles de prórroga. Aquí conviene hacer una valoración o estimación de si se desea recurrir a la prórroga y se programa el aviso para que no se pase el periodo de preaviso
- Contratos que terminan el año que viene y que hay que renovar. Habrá que programar un contrato nuevo para que entre en vigor en el momento adecuado tras la finalización del anterior.
- Contratos que terminan y que no hay que renovar. Se ignoran
- Contratos realizados a lo largo de este año. Son contratos que han tenido lugar este año y que posiblemente haya que hacer. Es el caso de contratos periódicos o cíclicos. Es muy importante incluir aquí los contratos menores porque repetirlos puede suponer una infracción de
Los contratos que tenemos en vigor, así como los que prorrogaremos o se extinguen, no participan en el plan. Aquellos que se tienen que volver a sacar o que se renuevan forman parte del plan y repercutirán en los recursos disponibles (presupuesto, plazos, personas) para el resto. De los realizados a lo largo del año, volveremos un poco más adelante.
Contratos que están por venir
La siguiente fase es la detección de futuras necesidades de contratación. Esto requiere la colaboración de la unidad de contratación con las diversas unidades o servicios promotores. En muchos casos la unidad de contratación tendrá identificados estos contratos, pero en otros no hay una idea clara o no hay una comunicación y el contrato aparece de la nada a mitad de ejercicio. Analizaremos
- Contratos identificados por los servicios de contratación
- Contratos previstos por parte de los servicios promotores.
Estos contratos son nuestra “lista de la compra”. Cuando se hace un documento así es conveniente identificar:
- que compras son imprescindibles
- cuáles son muy deseables,
- cuáles estaría bien tener pero no son imprescindibles y
- las que estaría bien lograr, pero tampoco es muy grave si faltan.
Esto es la priorización de los contratos y nos debe permitir en un momento dado tomar las decisiones de qué hacer cuando los recursos sean menores que las necesidades.
Es importante no confundir la lista de la compra con la carta de los Reyes. Esta última parte de una lista de necesidades pero sin contemplar el coste y la complicación de conseguir lo que se quiere porque los Reyes son magos. Cuando se hace la planificación necesitaríamos tener una estimación tanto de la naturaleza del contrato, como de los costes que puede suponer y cuándo sería necesario tenerlo en funcionamiento.
Contar con las personas
Un problema importante en un proceso tan extensivo y complejo como este es la implicación de las personas en el proceso. Hay que identificar a las personas que tienen algo que aportar en el plan.
- Área de contratación
- Unidades promotoras. Es fundamental contar con personas responsables de las unidades promotoras que tengan conocimiento de las necesidades de contratación y de las mecánicas que tiene la organización
- Responsables del área económica que tenga un conocimiento de la situación presupuestaria que debe financiar la compra
- Intervención y áreas de control que tienen una visión de problemas frecuentes a tener en cuenta y de posibles necesidades y riesgos que se pueden manifestar.
- Otros agentes. Puede darse el caso de que un programa, acción o temática sean especialmente relevantes para una entidad. En ese contexto su participación es muy importante. Por ejemplo, un administración que realiza una actividad estratégica de obra pública posiblemente se beneficie de la participación de los equipos de arquitectura.
Revisar, ordenar y clasificar
Ya tenemos un listado de contratos que se ordena así:
- Contratos que van a salir con toda seguridad por obligaciones contraídas
- Contratos que puede que salgan dependiendo de prórrogas
- Contratos que se pueden hacer. Estos son la suma de los que ha identificado el servicio de contratación, las unidades promotoras y de los que se han realizado a lo largo del año y que es probable que se repitan.
Si hemos hecho el trabajo bien tenemos una idea de objetos, costes, prioridades, calendario y responsables. La clave entre hacer un inventario de contratos y un plan de contratación viene en el siguiente paso, que es el desarrollo de una estrategia.
Habíamos hablado anteriormente del sentido de integrar todos los contratos que han tenido lugar anteriormente, incluídos los menores. Si se integran los contratos que están en la lista de la compra junto con los contratos realizados con anterioridad y los previstos, podemos desarrollar una estrategia de contratación de la siguiente manera:
- Seleccionar los procedimientos adecuados para cada tipo de contrato en función de las necesidades temporales y las características presupuestarias
- Generar un cronograma de tareas y cargas de trabajo para que el último trimestre del año no se convierta en un pico de trabajo inalcanzable.
- Definir fórmulas de racionalización que permitan integrar contratos similares o permanentes para una gestión más eficaz. La detección de contratos menores recurrentes o de compras de objetos muy similares pueden ser una opción para emplear fórmulas como el acuerdo marco
- Establecer una política de comunicación que permita cubrir los objetivos de contratación. El uso de fórmulas como el anuncio de información previa o la consulta preliminar al mercado pueden planificarse para conseguir más competencia o el perfeccionamiento de la oferta.
Ponerlo todo en orden y presentarlo claramente
Con todo esto hacemos un listado de qué, cómo y cuándo se piensa contratar. Si hemos hecho los deberes correctamente y hemos incluido los datos necesarios y reflejado su dimensión económica, operativa y política, se puede presentar el plan con todo nivel de detalle para su presentación y aprobación.
Aunque el plan es un documento que idealmente debe ser muy detallado y técnico, no es una mala opción apoyarse en recursos como cronogramas, calendarios, esquemas y demás para poder explicar la visión de conjunto de la organización. No hay que olvidar que un plan de contratación es un documento holístico que abarca toda la organización y en el que la visualización del todo debe ser muy superior al conjunto de las partes.
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